บทความนี้ สื่อฟรีออนไลน์.com

ขอแนะนำไฟล์ แบบฟอร์มใบเบิกค่าใช้จ่าย

ในการเดินทางไปราชการ

คู่มือการเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการของครูและนักเรียนในงานศิลปหัตถกรรมนักเรียนระดับชาติ แนวทางปฏิบัติและเอกสารที่ต้องเตรียม

การเดินทางไปราชการเพื่อเข้าร่วมงานศิลปหัตถกรรมนักเรียนระดับชาติถือเป็นภารกิจสำคัญของสถานศึกษาที่ต้องมีการบริหารจัดการด้านการเงินอย่างรอบคอบและถูกต้องตามระเบียบราชการ เอกสารการเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการจึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างโปร่งใสและตรวจสอบได้ บทความนี้จะนำเสนอรายละเอียดครบถ้วนเกี่ยวกับขั้นตอนการเบิกจ่ายเงินค่าใช้จ่ายสำหรับครูและนักเรียนที่เดินทางไปร่วมงานศิลปหัตถกรรมนักเรียนระดับชาติ

สัญญายืมเงินและการเตรียมการก่อนการเดินทาง

ก่อนที่จะเดินทางไปราชการ ครูผู้รับผิดชอบหรือหัวหน้าคณะจำเป็นต้องทำสัญญายืมเงินเพื่อใช้จ่ายในการเดินทาง เอกสารสัญญายืมเงินจะต้องระบุรายละเอียดที่ชัดเจน ได้แก่ เลขที่สัญญา วันที่ทำสัญญา ชื่อผู้ยืมเงิน และจำนวนเงินที่ขอยืม การทำสัญญายืมเงินนี้เป็นขั้นตอนแรกที่สำคัญเพราะจะเป็นการรับรองว่าผู้ยืมมีความรับผิดชอบในการนำเงินไปใช้ตามวัตถุประสงค์และจะต้องคืนเงินหรือชำระหนี้ภายในระยะเวลาที่กำหนด

การทำสัญญายืมเงินจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้บังคับบัญชาตามลำดับขั้น โดยทั่วไปจะเป็นผู้อำนวยการโรงเรียนหรือผู้อำนวยการสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาแล้วแต่กรณี จำนวนเงินที่ขอยืมควรคำนวณจากค่าใช้จ่ายที่คาดว่าจะเกิดขึ้นจริง ประกอบด้วยค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าที่พัก ค่าพาหนะ และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่จำเป็น การประมาณการที่ถูกต้องจะช่วยให้การบริหารจัดการเงินเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและไม่เกิดปัญหาในภายหลัง

ใบเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการส่วนที่หนึ่ง

เมื่อกลับจากการเดินทางไปราชการแล้ว ผู้เดินทางจะต้องจัดทำใบเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการเพื่อเบิกจ่ายเงินตามจริง เอกสารฉบับนี้จะต้องระบุหน่วยงานที่เบิกเงิน พร้อมทั้งระบุเดือนและปีที่ทำการเบิกเงิน ตัวอย่างเช่น เดือนธันวาคม พ.ศ. ๒๕๖๒

เอกสารจะต้องเขียนเป็นหนังสือถึงผู้อำนวยการสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาเพื่อขออนุมัติเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ โดยอ้างอิงคำสั่งหรือบันทึกข้อความที่อนุมัติให้เดินทางไปราชการ จากนั้นจะต้องระบุรายละเอียดผู้เดินทางอย่างครบถ้วน ได้แก่ ชื่อ-นามสกุล ยศ ตำแหน่ง และสังกัด รวมถึงรายชื่อคณะเดินทางทั้งหมด

วัตถุประสงค์ของการเดินทางจะต้องระบุให้ชัดเจน เช่น เพื่อร่วมประกวดและแข่งขันงานศิลปหัตถกรรมนักเรียนระดับชาติ ซึ่งเป็นกิจกรรมที่สำคัญในการพัฒนาศักยภาพของนักเรียนและส่งเสริมความเป็นเลิศทางวิชาการ วันและเวลาในการเดินทางจะต้องบันทึกอย่างละเอียด ตั้งแต่วันเวลาที่ออกจากบ้านพักจนถึงวันเวลาที่กลับถึงบ้านพัก เช่น ออกจากบ้านพักวันที่ ๑๑ ธันวาคม ๒๕๖๒ เวลา ๐๖.๐๐ น. และกลับถึงบ้านพักวันที่ ๑๓ ธันวาคม ๒๕๖๒ เวลา ๒๔.๐๐ น.

รายการค่าใช้จ่ายที่สามารถเบิกได้

การเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการแบ่งออกเป็นหลายประเภทตามระเบียบกระทรวงการคลัง ได้แก่ ค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทาง ค่าเช่าที่พัก ค่าพาหนะ และค่าใช้จ่ายอื่นที่จำเป็น แต่ละรายการมีหลักเกณฑ์และอัตราการจ่ายที่แตกต่างกันไปตามตำแหน่งและระดับของผู้เดินทาง

ค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางเป็นเงินที่จ่ายเพื่อเป็นค่าอาหารและค่าใช้จ่ายส่วนตัวระหว่างการเดินทางไปราชการ อัตราค่าเบี้ยเลี้ยงจะแบ่งตามประเภทของข้าราชการ โดยข้าราชการประเภท ก จะได้รับวันละ ๒๔๐ บาท การคำนวณค่าเบี้ยเลี้ยงจะนับตามจำนวนวันที่เดินทางจริง ตัวอย่างเช่น หากเดินทางไป ๒ วัน จะได้รับเบี้ยเลี้ยงเป็นเงิน ๔๘๐ บาท การนับวันจะเริ่มตั้งแต่วันที่ออกเดินทางจากบ้านพักจนถึงวันที่กลับถึงบ้านพัก โดยถ้าเดินทางเกิน ๖ ชั่วโมงให้นับเป็นหนึ่งวัน

ค่าเช่าที่พักเป็นค่าใช้จ่ายสำหรับการพักแรมระหว่างการเดินทางไปราชการ การเบิกค่าเช่าที่พักจะต้องมีใบเสร็จรับเงินหรือหลักฐานการจ่ายเงินที่ถูกต้องตามกฎหมาย โดยจะต้องระบุชื่อสถานที่พัก วันที่เข้าพัก จำนวนเงิน และประทับตราของสถานประกอบการ อัตราค่าเช่าที่พักจะมีเพดานสูงสุดตามระเบียบ ซึ่งแตกต่างกันไปตามระดับตำแหน่ง หากค่าเช่าที่พักจริงต่ำกว่าเพดานที่กำหนด ก็จะเบิกตามจำนวนที่จ่ายจริง แต่ถ้าสูงกว่าเพดาน ผู้เดินทางจะต้องรับผิดชอบส่วนที่เกินเอง

ค่าพาหนะเป็นค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปและกลับระหว่างสถานที่ปฏิบัติงานกับสถานที่เดินทางไปราชการ หากเดินทางโดยพาหนะสาธารณะ เช่น รถโดยสารประจำทาง รถไฟ หรือเครื่องบิน จะเบิกตามค่าโดยสารจริงโดยต้องมีใบเสร็จหรือตั๋วโดยสารแนบเป็นหลักฐาน แต่ถ้าใช้รถยนต์ส่วนตัวในการเดินทางโดยได้รับอนุญาตจากผู้บังคับบัญชา จะสามารถเบิกค่าพาหนะตามระยะทางที่เดินทางจริงในอัตราที่กำหนด การใช้รถยนต์ส่วนตัวมักได้รับความนิยมในกรณีที่ต้องเดินทางเป็นหมู่คณะหรือมีนักเรียนจำนวนมาก เพราะสะดวกและคุ้มค่ากว่า

ค่าใช้จ่ายอื่นที่จำเป็นอาจรวมถึงค่าธรรมเนียมต่างๆ ค่าส่งเอกสาร ค่าจอดรถ ค่าทางด่วน หรือค่าใช้จ่ายอื่นที่เกิดขึ้นจริงและจำเป็นต่อการปฏิบัติราชการ การเบิกค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะต้องมีหลักฐานการจ่ายเงินที่ชัดเจนและสามารถอธิบายความจำเป็นได้ ในกรณีของการเดินทางไปงานศิลปหัตถกรรมนักเรียน อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเช่นค่าอุปกรณ์การแข่งขันหรือค่าวัสดุที่จำเป็น

ขั้นตอนการอนุมัติและการรับเงิน

หลังจากกรอกรายละเอียดค่าใช้จ่ายครบถ้วนแล้ว ผู้ขอรับเงินจะต้องลงลายมือชื่อและระบุตำแหน่งในช่องที่กำหนด จากนั้นเอกสารจะต้องผ่านการตรวจสอบหลักฐานโดยเจ้าหน้าที่การเงินหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย เพื่อตรวจสอบความถูกต้องและครบถ้วนของเอกสารและหลักฐานประกอบต่างๆ หากพบข้อผิดพลาดหรือข้อมูลไม่ครบถ้วน เจ้าหน้าที่จะส่งคืนเอกสารเพื่อแก้ไขเพิ่มเติม

เมื่อผ่านการตรวจสอบเบื้องต้นแล้ว เอกสารจะส่งต่อไปยังผู้บริหารระดับสูงเพื่อพิจารณาอนุมัติ ซึ่งอาจเป็นผู้อำนวยการสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาหรือผู้ที่ได้รับมอบอำนาจ ผู้บริหารจะพิจารณาความเหมาะสมและความจำเป็นของค่าใช้จ่ายแต่ละรายการ รวมถึงตรวจสอบว่าเป็นไปตามระเบียบและอยู่ในวงเงินงบประมาณที่จัดสรรหรือไม่ หากอนุมัติแล้วจะลงลายมือชื่อและประทับตราในเอกสาร

ขั้นตอนสุดท้ายคือการรับเงิน ผู้รับเงินจะต้องลงลายมือชื่อยืนยันการรับเงินพร้อมระบุวันที่รับเงิน ผู้จ่ายเงินซึ่งมักจะเป็นเจ้าหน้าที่การเงินก็จะลงลายมือชื่อและระบุตำแหน่งเช่นกัน การรับเงินอาจทำในรูปแบบของเงินสด การโอนเข้าบัญชีธนาคาร หรือวิธีอื่นตามที่หน่วยงานกำหนด ในปัจจุบันนิยมโอนเงินเข้าบัญชีธนาคารเพราะปลอดภัยและตรวจสอบได้ง่าย

หลักฐานการจ่ายเงินค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการแบบฟอร์ม ๘๗๐๘

เอกสารส่วนที่สองที่สำคัญคือหลักฐานการจ่ายเงินค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ หรือที่เรียกว่าแบบฟอร์ม ๖๗๐๘ เอกสารฉบับนี้จะแนบประกอบใบเบิกเงินค่าใช้จ่ายในการเดินทางของคณะ โดยจะระบุชื่อส่วนราชการ วันเดือนปีที่ออกเอกสาร และรายละเอียดของใบเบิกเงินที่เกี่ยวข้อง

แบบฟอร์มนี้จะมีตารางแสดงรายละเอียดค่าใช้จ่ายแยกตามประเภท ได้แก่ ค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าเช่าที่พัก ค่าพาหนะ และค่าใช้จ่ายอื่น โดยจะต้องระบุชื่อผู้รับเงินแต่ละคน ตำแหน่ง จำนวนเงินที่ได้รับในแต่ละรายการ และยอดรวมทั้งหมด ผู้รับเงินแต่ละคนจะต้องลงลายมือชื่อยืนยันการรับเงินพร้อมระบุวันที่รับเงิน ตัวอย่างเช่น ครูอาจได้รับค่าใช้จ่ายอื่นคนละ ๔๘๐ บาท ซึ่งเป็นเงินที่จัดสรรตามโครงการ

ในกรณีที่มีการยืมเงินไว้ล่วงหน้า ตารางนี้จะต้องอ้างอิงเลขที่สัญญายืมเงินเพื่อให้สามารถตรวจสอบและหักกลบลบหนี้ได้อย่างถูกต้อง หากเงินที่เบิกมากกว่าเงินที่ยืม ส่วนต่างจะจ่ายเพิ่มให้แก่ผู้ยืม แต่ถ้าเงินที่เบิกน้อยกว่าเงินที่ยืม ผู้ยืมจะต้องนำเงินส่วนที่เหลือคืนให้กับหน่วยงาน การชำระหนี้หรือรับเงินเพิ่มนี้จะต้องดำเนินการภายในระยะเวลาที่กำหนด มิฉะนั้นอาจถือว่าผิดระเบียบและมีผลกระทบต่อการยืมเงินในครั้งต่อไป

ท้ายแบบฟอร์มจะมีช่องสำหรับผู้จ่ายเงินลงลายมือชื่อและระบุตำแหน่ง พร้อมทั้งมีคำชี้แจงเกี่ยวกับวิธีการกรอกข้อมูลในแต่ละช่อง เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานเข้าใจและสามารถดำเนินการได้อย่างถูกต้อง การบันทึกข้อมูลที่ละเอียดและครบถ้วนจะช่วยให้การตรวจสอบเป็นไปอย่างรวดเร็วและลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น

แบบใบสำคัญรับเงินค่าใช้จ่ายสำหรับนักเรียน

นอกจากค่าใช้จ่ายของครูและบุคลากรแล้ว นักเรียนที่เข้าร่วมการแข่งขันยังได้รับการจัดสรรงบประมาณเพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการเดินทางด้วย เอกสารพิเศษที่เรียกว่าแบบใบสำคัญรับเงินค่าใช้จ่ายในการจัดกิจกรรมสำหรับนักเรียนจะใช้สำหรับบันทึกการจ่ายเงินให้กับนักเรียน โดยจะต้องระบุชื่อส่วนราชการผู้จัดกิจกรรม ภายใต้โครงการสนับสนุนงานศิลปหัตถกรรมนักเรียนระดับชาติ

วันที่จัดกิจกรรมจะต้องระบุให้ชัดเจน เช่น วันที่ ๑๒ ธันวาคม ๒๕๖๒ ถึงวันที่ ๑๔ ธันวาคม ๒๕๖๒ ตารางในเอกสารจะแสดงรายละเอียดของนักเรียนแต่ละคน ประกอบด้วย ลำดับที่ ชื่อ-สกุล ที่อยู่หรือชื่อโรงเรียน ค่าอาหาร ค่าเช่าที่พัก ค่าพาหนะ ยอดรวมเงิน และช่องสำหรับลงลายมือชื่อผู้รับเงินพร้อมวันเดือนปี

งบประมาณที่จัดสรรให้นักเรียนมักจะเป็นอัตราคงที่ เช่น นักเรียนได้รับคนละ ๔๐๐ บาท ซึ่งเป็นค่าอาหารและค่าใช้จ่ายส่วนตัวระหว่างการแข่งขัน การจัดสรรเงินนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อสนับสนุนให้นักเรียนสามารถเข้าร่วมกิจกรรมได้อย่างเต็มความสามารถโดยไม่ต้องกังวลเรื่องค่าใช้จ่าย ซึ่งสอดคล้องกับนโยบายของกระทรวงศึกษาธิการในการส่งเสริมโอกาสทางการศึกษาและพัฒนาศักยภาพของเยาวชน

การจ่ายเงินให้แก่นักเรียนจะดำเนินการโดยครูผู้รับผิดชอบหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย ผู้จ่ายเงินจะต้องลงลายมือชื่อและระบุตำแหน่งในช่องที่กำหนด นักเรียนหรือผู้ปกครองจะต้องลงลายมือชื่อรับเงินเพื่อเป็นหลักฐานในการรับเงินจริง การดำเนินการนี้ต้องทำก่อนการเดินทางหรือในวันแรกของกิจกรรมเพื่อให้นักเรียนมีเงินใช้จ่ายอย่างเพียงพอตลอดระยะเวลาการแข่งขัน

บันทึกข้อความขออนุญาตไปราชการของโรงเรียน

แต่ละโรงเรียนที่มีนักเรียนเข้าร่วมการแข่งขันจะต้องจัดทำบันทึกข้อความขออนุญาตไปราชการส่งถึงผู้อำนวยการโรงเรียน เอกสารฉบับนี้จะระบุชื่อส่วนราชการคือโรงเรียน จังหวัด เลขที่หนังสือ และวันที่ออกเอกสาร หัวเรื่องจะระบุว่าเป็นเรื่องขออนุญาตไปราชการ และระบุผู้รับคือผู้อำนวยการโรงเรียน

เนื้อหาในบันทึกข้อความจะต้องระบุรายละเอียดผู้ขออนุญาตพร้อมรายชื่อผู้ติดตามทั้งหมด ซึ่งอาจเป็นครู ผู้ปกครอง และนักเรียน โดยระบุชื่อ-นามสกุล และตำแหน่งหรือสถานะของแต่ละคน วัตถุประสงค์ของการขอไปราชการจะต้องชัดเจน เช่น เพื่อเข้าร่วมประกวดและแข่งขันทักษะทางวิชาการในงานศิลปหัตถกรรมนักเรียนระดับชาติ

ระยะเวลาการเดินทางจะต้องระบุวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด รวมถึงแหล่งงบประมาณที่ใช้ ซึ่งในกรณีนี้คืองบประมาณที่ได้รับการจัดสรรผู้ขออนุญาตจะต้องลงลายมือชื่อและระบุตำแหน่ง จากนั้นผู้บริหารสถานศึกษาจะพิจารณาและแสดงความเห็นว่าอนุญาตหรือไม่อนุญาต พร้อมเหตุผล และลงลายมือชื่อเพื่อเป็นหลักฐาน

ขั้นตอนและหลักเกณฑ์ในการเบิกค่าใช้จ่ายเดินทางไปราชการอย่างมีประสิทธิภาพ

แนวทางการเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการมีหลักการเบื้องต้นดังนี้

1. การเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

• ค่าเดินทาง : เช่น ค่ารถโดยสาร, ค่าตั๋วเครื่องบิน, ค่าเช่ารถ (หากจำเป็น) สามารถเบิกได้ตามจริงและตามประเภทที่กำหนด
• ค่าน้ำมัน : ในกรณีที่ใช้รถส่วนตัวหรือรถราชการตามระยะทางที่ใช้จริง
• ค่าที่พัก : สามารถเบิกได้ตามอัตราที่กำหนดไว้ตามระดับของข้าราชการหรือระดับตำแหน่งงาน
• ค่าอาหารและเบี้ยเลี้ยง : เบิกได้ตามระเบียบ เช่น เบี้ยเลี้ยงรายวันหรือค่าอาหารตามจริง โดยมีอัตราตามที่กำหนดในระเบียบราชการ

2. เอกสารที่ใช้ประกอบการเบิก

• คำสั่งไปราชการ : ต้องมีคำสั่งไปราชการหรือหนังสือราชการที่ลงนามเรียบร้อยแล้ว
• ใบเสร็จรับเงิน : สำหรับค่าเดินทาง เช่น ค่าตั๋วเครื่องบิน, ค่าที่พัก, ค่ารถเช่า
• หลักฐานการเข้าพัก : ในกรณีที่มีการเบิกค่าที่พัก เช่น ใบเสร็จโรงแรม
• หลักฐานการเดินทาง : เช่น ตั๋วหรือบัตรผ่านทาง (หากใช้รถยนต์) หรือบัตรโดยสารต่างๆ

3. ขั้นตอนการเบิกค่าใช้จ่าย

1. ยื่นคำขอเบิก : ยื่นเอกสารการขอเบิกค่าใช้จ่ายพร้อมใบเสร็จและหลักฐานอื่นๆ
2. ตรวจสอบและอนุมัติ : ผู้มีอำนาจตรวจสอบเอกสารและอนุมัติตามหลักเกณฑ์
3. การเบิกจ่าย : การเบิกจ่ายสามารถโอนเข้าบัญชีธนาคารหรือเบิกเป็นเงินสดตามที่ระบุในระเบียบ

หมายเหตุ

ควรตรวจสอบระเบียบการเบิกจ่ายค่าเดินทางของหน่วยงานอย่างละเอียดเพื่อให้มั่นใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดและนโยบายที่หน่วยงานกำหนด

ขั้นตอนการกรอกใบเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการอย่างถูกต้อง

ใบเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการเป็นเอกสารที่ใช้ในการขอคืนค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในการเดินทางไปปฏิบัติงานนอกสถานที่ ซึ่งโดยทั่วไปจะประกอบไปด้วยข้อมูลสำคัญต่อไปนี้

1. ข้อมูลผู้เบิก

• ชื่อ-นามสกุล
• ตำแหน่ง
• หน่วยงาน

1. ข้อมูลการเดินทาง

• สถานที่ที่ไปปฏิบัติงาน
• วัตถุประสงค์ของการเดินทาง
• วันที่และเวลาที่เดินทางไปและกลับ
• ยานพาหนะที่ใช้ในการเดินทาง

1. รายการค่าใช้จ่าย

• ค่าเดินทาง (ค่ารถ, ค่าตั๋วเครื่องบิน)
• ค่าที่พัก
• ค่าอาหาร
• ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ (ถ้ามี)

1. สรุปยอดค่าใช้จ่ายทั้งหมด
2. การอนุมัติ

• ลายเซ็นผู้ขอเบิก
• ลายเซ็นผู้บังคับบัญชาที่อนุมัติ

สรุปรายละเอียดเป็นรูปภาพได้ดังนี้ครับ

ขอแนะนำไฟล์ แบบฟอร์มใบเบิกค่าใช้จ่าย

ในการเดินทางไปราชการ

เป็นไฟล์ Word แก้ไขได้

ดาวน์โหลดไฟล์จากลิงค์ด้านล่างนี้ นะครับ