บทความนี้ สื่อฟรีออนไลน์.com
ขอแนะนำไฟล์ คู่มือการจัดทําแผน
การจัดซื้อจัดจ้างในระบบ e-GP
คู่มือการจัดทำและเผยแพร่แผนการจัดซื้อจัดจ้างในระบบ e-GP สำหรับหน่วยงานภาครัฐไทย
ในยุคดิจิทัลที่รัฐบาลไทยมุ่งเน้นการพัฒนาระบบราชการให้โปร่งใสและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ระบบ e-Government Procurement หรือ e-GP จึงกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้การจัดซื้อจัดจ้างของหน่วยงานภาครัฐเป็นไปอย่างเป็นระบบและตรวจสอบได้ การทำความเข้าใจกับระบบนี้จึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับเจ้าหน้าที่พัสดุและผู้ที่เกี่ยวข้องทุกคน
ระบบ e-GP เป็นแพลตฟอร์มออนไลน์ที่พัฒนาขึ้นโดยกรมบัญชีกลาง กระทรวงการคลัง เพื่อให้หน่วยงานภาครัฐทั่วประเทศสามารถดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และโปร่งใส ระบบนี้ครอบคลุมตั้งแต่ขั้นตอนการจัดทำแผนการจัดซื้อจัดจ้างไปจนถึงการประกาศเผยแพร่ข้อมูลต่อสาธารณะ ซึ่งสอดคล้องกับหลักการบริหารจัดการภาครัฐที่ดีและตอบสนองต่อพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560
สำหรับเจ้าหน้าที่พัสดุที่เพิ่งเริ่มต้นใช้งานระบบ e-GP หรือผู้ที่ต้องการทบทวนขั้นตอนการปฏิบัติงาน การทำความเข้าใจกับกระบวนการทั้งหมดอย่างละเอียดจะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและปราศจากข้อผิดพลาด บทความนี้จะนำเสนอขั้นตอนการจัดทำและเผยแพร่แผนการจัดซื้อจัดจ้างในระบบ e-GP อย่างครบถ้วนและละเอียด ตั้งแต่การเข้าสู่ระบบไปจนถึงการประกาศแผนขึ้นเว็บไซต์สาธารณะ
การเตรียมตัวก่อนเข้าสู่ระบบ e-GP
ก่อนที่จะเริ่มต้นใช้งานระบบ e-GP เจ้าหน้าที่พัสดุจะต้องมีบัญชีผู้ใช้งานที่ได้รับการอนุมัติจากหน่วยงานแล้วเท่านั้น การขอรหัสผู้ใช้และรหัสผ่านจะต้องผ่านกระบวนการขออนุญาตตามระเบียบของแต่ละหน่วยงาน โดยทั่วไปแล้ว หัวหน้าหน่วยงานหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจะเป็นผู้ดำเนินการจัดการบัญชีผู้ใช้ในระบบ
นอกจากนี้ เจ้าหน้าที่ควรตรวจสอบคุณสมบัติของเครื่องคอมพิวเตอร์และโปรแกรมเว็บเบราว์เซอร์ให้พร้อมใช้งาน สิ่งสำคัญที่ต้องระวังคือการตั้งค่าเบราว์เซอร์ไม่ให้บล็อก Pop-up เนื่องจากระบบ e-GP จะเปิดหน้าต่างใหม่ในหลายขั้นตอน หากมีการบล็อก Pop-up จะทำให้ไม่สามารถดำเนินการในบางขั้นตอนได้อย่างสมบูรณ์ ส่งผลให้การทำงานติดขัดและอาจต้องเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่แรก
ขั้นตอนการเข้าสู่ระบบ e-GP
การเข้าสู่ระบบ e-GP เริ่มต้นด้วยการเปิดเว็บเบราว์เซอร์และพิมพ์ที่อยู่เว็บไซต์ http://www.gprocurement.go.th ในช่อง URL เมื่อหน้าเว็บโหลดเสร็จสมบูรณ์ จะปรากฏหน้าจอหลักของระบบพร้อมช่องสำหรับกรอกข้อมูลเข้าสู่ระบบ
เจ้าหน้าที่จะต้องกรอกรหัสผู้ใช้และรหัสผ่านที่ได้รับมอบหมายอย่างถูกต้อง ควรใส่ใจกับการพิมพ์ตัวอักษรให้ตรงกับที่ระบุ เนื่องจากระบบจะตรวจสอบความถูกต้องแบบ case-sensitive คือตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่มีความแตกต่างกัน หากพิมพ์ผิดหลายครั้ง บัญชีอาจถูกล็อกชั่วคราวเพื่อความปลอดภัย
หลังจากกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้กดปุ่ม “เข้าสู่ระบบ” ระบบจะทำการตรวจสอบสิทธิ์การใช้งาน และหากข้อมูลถูกต้อง จะนำเข้าสู่หน้าจอหลักของระบบที่แสดงเมนูต่างๆ ที่เจ้าหน้าที่สามารถเข้าถึงได้ตามสิทธิ์ที่ได้รับมอบหมาย
การเพิ่มแผนการจัดซื้อจัดจ้างใหม่
เมื่อเข้าสู่ระบบสำเร็จแล้ว ขั้นตอนแรกของการจัดทำแผนการจัดซื้อจัดจ้างคือการเพิ่มข้อมูลแผนเข้าสู่ระบบ เจ้าหน้าที่พัสดุจะต้องเลือกเมนู “เพิ่มแผนการจัดซื้อจัดจ้าง” จากหน้าจอหลัก ระบบจะเปิดหน้าฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูลที่มีช่องต่างๆ ให้บันทึกรายละเอียดของโครงการที่จะดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง
ในหน้าฟอร์มนี้จะมีช่องข้อมูลหลายช่องที่ต้องกรอก โดยช่องที่มีเครื่องหมายดอกจันสีแดงติดอยู่ถือเป็นช่องที่จำเป็นต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วน หากไม่กรอกข้อมูลในช่องเหล่านี้ ระบบจะไม่อนุญาตให้บันทึกข้อมูลได้ ดังนั้นเจ้าหน้าที่จึงควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กรอกข้อมูลในทุกช่องที่มีเครื่องหมายดอกจันสีแดงเรียบร้อยแล้ว
ข้อมูลสำคัญที่ต้องบันทึกในการเพิ่มแผนการจัดซื้อจัดจ้าง ได้แก่ ปีงบประมาณที่แผนการจัดซื้อจัดจ้างนั้นใช้งบประมาณ เช่น ปีงบประมาณ พ.ศ. 2560 ซึ่งจะต้องระบุให้ตรงกับปีที่ได้รับการจัดสรรงบประมาณ ชื่อโครงการที่จะจัดซื้อจัดจ้าง ควรระบุให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย เช่น “จ้างซ่อมเครื่องถ่ายเอกสาร” หรือ “จัดซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์สำหรับงานธุรการ” จำนวนเงินงบประมาณโครงการ ต้องระบุเป็นตัวเลขที่แม่นยำตามที่ได้รับอนุมัติ แหล่งของเงิน เช่น เงินงบประมาณ เงินนอกงบประมาณ หรือเงินบริจาค และเดือนปีที่คาดว่าจะประกาศจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งต้องระบุในรูปแบบ ดดปปปป เช่น 012560 หมายถึง มกราคม 2560
การบันทึกเดือนปีที่คาดว่าจะประกาศจัดซื้อจัดจ้างนั้นมีรายละเอียดที่ต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษ เนื่องจากขึ้นอยู่กับวิธีการจัดซื้อจัดจ้างที่จะใช้ หากเป็นกรณีวิธีประกาศเชิญชวนทั่วไป ให้ระบุเดือนและปีที่คาดว่าจะทำการประกาศจัดซื้อจัดจ้างต่อสาธารณะ แต่หากเป็นกรณีวิธีคัดเลือกหรือวิธีเฉพาะเจาะจง ให้ระบุเดือนและปีที่คาดว่าจะอนุมัติรายงานขอซื้อขอจ้างแทน การระบุวันที่ให้ถูกต้องจะช่วยให้การติดตามและตรวจสอบแผนการจัดซื้อจัดจ้างเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ข้อควรระวังในการบันทึกข้อมูล
สิ่งสำคัญที่เจ้าหน้าที่พัสดุต้องระวังอย่างยิ่งคือการใช้อักขระพิเศษในระบบ e-GP เนื่องจากระบบมีข้อจำกัดในการรับค่าบางตัวอักษรพิเศษ หากมีการพิมพ์อักขระเหล่านี้ลงในช่องข้อมูล อาจทำให้ไม่สามารถบันทึกข้อมูลได้หรือเกิดข้อผิดพลาดในขั้นตอนถัดไป
อักขระพิเศษที่ไม่ควรพิมพ์ในระบบ ได้แก่ เครื่องหมายจุลภาค (,) เครื่องหมายตัวเลข (#) เครื่องหมายดอลลาร์ ($) เครื่องหมายแอนด์ (&) เครื่องหมายดอกจัน (*) เครื่องหมายทับ (/) เครื่องหมายแบ็กสแลช () เครื่องหมายทวิภาค (:) เครื่องหมายอัฒภาค (;) และการกด Enter เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่ อักขระเหล่านี้อาจทำให้ระบบประมวลผลข้อมูลไม่ถูกต้องหรือเกิดข้อผิดพลาดในการบันทึก
หากจำเป็นต้องแยกข้อมูลหรือทำให้อ่านง่าย แนะนำให้ใช้วิธีอื่นแทน เช่น ใช้เว้นวรรคหรือใช้คำเชื่อมแทนเครื่องหมาย การระมัดระวังในจุดนี้จะช่วยประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากในการแก้ไขข้อมูลในภายหลัง
การบันทึกและยืนยันข้อมูล
เมื่อกรอกข้อมูลในทุกช่องที่จำเป็นครบถ้วนแล้ว เจ้าหน้าที่ควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลอีกครั้งก่อนบันทึกเข้าสู่ระบบ การตรวจสอบนี้ควรครอบคลุมถึงชื่อโครงการ จำนวนเงิน แหล่งของเงิน และวันที่คาดว่าจะประกาศ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่บันทึกตรงกับเอกสารอนุมัติและแผนงบประมาณของหน่วยงาน
หลังจากตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม “บันทึก” ที่อยู่ด้านล่างของหน้าฟอร์ม ระบบจะแสดงหน้าต่าง Pop-up เพื่อขอยืนยันการบันทึกข้อมูล เจ้าหน้าที่จะต้องกดปุ่ม “OK” เพื่อยืนยันการบันทึก เมื่อยืนยันแล้ว ระบบจะทำการบันทึกข้อมูลแผนการจัดซื้อจัดจ้างเข้าสู่ฐานข้อมูลและแสดงรหัสแผนการจัดซื้อจัดจ้างที่ระบบสร้างขึ้นอัตโนมัติ รหัสนี้จะใช้สำหรับอ้างอิงและค้นหาแผนในขั้นตอนถัดไป
หลังจากบันทึกเสร็จสิ้น ระบบจะแสดงข้อความยืนยันว่าการบันทึกข้อมูลสำเร็จ เจ้าหน้าที่สามารถกดปุ่ม “กลับสู่รายการแผนฯ” เพื่อดูรายการแผนการจัดซื้อจัดจ้างทั้งหมดที่ได้บันทึกไว้ในระบบ
การจัดการรายการแผนการจัดซื้อจัดจ้าง
หน้าจอ “รายการแผนการจัดซื้อจัดจ้าง” เป็นหน้าที่แสดงรายการแผนทั้งหมดที่หน่วยงานได้บันทึกเข้าสู่ระบบแล้ว หน้าจอนี้มีความสำคัญในการตรวจสอบ แก้ไข และติดตามสถานะของแผนแต่ละรายการ เจ้าหน้าที่สามารถเข้าถึงหน้านี้ได้โดยการเลือกเมนู “รายการแผนการจัดซื้อจัดจ้าง” จากเมนูหลัก หรือกดปุ่ม “กลับสู่รายการแผนฯ” หลังจากบันทึกแผนใหม่เสร็จสิ้น
ระบบมีฟังก์ชันการค้นหาที่หลากหลายเพื่อช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถหารายการแผนที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว โดยสามารถค้นหาตามเงื่อนไขต่างๆ ได้แก่ ปีงบประมาณ รหัสแผนการจัดซื้อจัดจ้าง ชื่อโครงการที่จะซื้อจัดจ้าง ประเภทการนำเข้า และสถานะแผนการจัดซื้อจัดจ้าง เจ้าหน้าที่สามารถเลือกใช้เงื่อนไขเดียวหรือหลายเงื่อนไขร่วมกันเพื่อให้การค้นหาแม่นยำยิ่งขึ้น
เมื่อพบรายการแผนที่ต้องการแล้ว เจ้าหน้าที่สามารถกดปุ่ม “รายละเอียด/แก้ไข” ที่อยู่ในแถวของแผนนั้น ระบบจะเปิดหน้าฟอร์มที่แสดงข้อมูลทั้งหมดของแผนการจัดซื้อจัดจ้างรายการนั้น หากต้องการแก้ไขข้อมูล เจ้าหน้าที่สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลในช่องต่างๆ ได้ตามต้องการ แล้วกดปุ่ม “บันทึก” เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง
การแก้ไขข้อมูลสามารถทำได้เฉพาะแผนที่ยังไม่ได้เผยแพร่ขึ้นเว็บไซต์เท่านั้น หากแผนได้รับการอนุมัติและเผยแพร่แล้ว การแก้ไขข้อมูลจะมีข้อจำกัดมากขึ้นหรืออาจไม่สามารถแก้ไขได้ในบางกรณี ขึ้นอยู่กับระเบียบและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
การเตรียมเผยแพร่แผนการจัดซื้อจัดจ้าง
หลังจากที่แผนการจัดซื้อจัดจ้างได้รับการบันทึกเข้าสู่ระบบเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนสำคัญต่อไปคือการเผยแพร่แผนขึ้นเว็บไซต์เพื่อให้สาธารณะสามารถตรวจสอบได้ ตามที่กำหนดไว้ในมาตรา 11 ของพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 การเผยแพร่นี้เป็นหนึ่งในหลักการสำคัญของการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐที่ต้องมีความโปร่งใส ตรวจสอบได้ และเปิดโอกาสให้ผู้ประกอบการทราบข้อมูลล่วงหน้า
กระบวนการเผยแพร่แผนการจัดซื้อจัดจ้างในระบบ e-GP แบ่งออกเป็นสองส่วนหลัก คือ ส่วนที่เจ้าหน้าที่พัสดุดำเนินการเลือกรายการและเตรียมเอกสาร และส่วนที่หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุตรวจสอบและอนุมัติการเผยแพร่ การแบ่งหน้าที่แบบนี้ช่วยให้เกิดการตรวจสอบถ่วงดุลและลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 1 สรุปรายการแผนการจัดซื้อจัดจ้าง
เจ้าหน้าที่พัสดุจะเริ่มต้นกระบวนการเผยแพร่โดยเข้าสู่หน้า “รายการแผนจัดซื้อจัดจ้าง” และกดปุ่ม “เลือกรายการเผยแพร่แผนฯ” ระบบจะแสดงรายการแผนทั้งหมดที่ยังไม่ได้เผยแพร่ให้เลือก เจ้าหน้าที่สามารถเลือกแผนที่ต้องการเผยแพร่ได้ทีละหลายรายการพร้อมกัน โดยคลิกที่ช่องเลือกหน้ารายการแผนแต่ละรายการ
ตัวอย่างเช่น หากต้องการเผยแพร่แผน “จ้างซ่อมเครื่องถ่ายเอกสาร” วงเงิน 600,000 บาท เจ้าหน้าที่จะคลิกที่ช่องเลือกหน้ารายการนั้น ระบบจะเปลี่ยนสีหรือแสดงเครื่องหมายเพื่อแสดงว่ารายการนั้นถูกเลือกแล้ว สถานะของแผนจะเปลี่ยนจาก “บันทึกแผนฯแล้ว” เป็น “เลือกแผนฯเพื่อเผยแพร่แล้ว”
การเลือกรายการที่ถูกต้องและครบถ้วนเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากเมื่อดำเนินการต่อไปแล้ว การเปลี่ยนแปลงรายการที่เลือกอาจทำได้ยากหรือต้องเริ่มกระบวนการใหม่ตั้งแต่ต้น ดังนั้นเจ้าหน้าที่ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกแผนที่ถูกต้องและพร้อมจะเผยแพร่จริงๆ
ขั้นตอนที่ 2 สรุปรายการแผนการจัดซื้อจัดจ้างเพื่อเผยแพร่ขึ้นเว็บไซต์
หลังจากเลือกรายการแผนที่ต้องการเผยแพร่เรียบร้อยแล้ว ระบบจะนำไปสู่ขั้นตอนที่ 2 ซึ่งเป็นหน้าสรุปรายการแผนการจัดซื้อจัดจ้างที่เตรียมจะเผยแพร่ขึ้นเว็บไซต์ หน้านี้จะแสดงรายการทั้งหมดที่เจ้าหน้าที่ได้เลือกไว้พร้อมรายละเอียดสำคัญ เช่น ชื่อโครงการ วงเงินงบประมาณ และแหล่งของเงิน
หน้าสรุปนี้เป็นโอกาสสุดท้ายที่เจ้าหน้าที่สามารถตรวจสอบความถูกต้องของรายการที่เลือกก่อนจะดำเนินการต่อ หากพบว่ามีรายการใดที่เลือกผิดหรือยังไม่พร้อมจะเผยแพร่ สามารถกลับไปแก้ไขได้โดยการกดปุ่มย้อนกลับ แต่หากตรวจสอบแล้วถูกต้องครบถ้วน ให้กดปุ่ม “ไปขั้นตอนที่ 3” เพื่อดำเนินการต่อ
การตรวจสอบในขั้นตอนนี้ควรทำอย่างละเอียด เพราะเมื่อดำเนินการไปแล้ว การยกเลิกหรือแก้ไขจะยุ่งยากมากขึ้น และอาจต้องได้รับการอนุมัติจากหัวหน้างานหรือผู้บริหารระดับสูงขึ้นไป
สรุปรายละเอียดเป็นรูปภาพพอสังเขปได้ดังนี้ครับ
ขอแนะนำไฟล์ คู่มือการจัดทําแผน
เป็นไฟล์ PDF