สวัสดีเพื่อนๆ สมาชิก สื่อฟรีออนไลน์ดอทคอม ทุกท่านนะครับ วันนี้พบกับ สื่อฟรีออนไลน์ดอทคอม เช่นเคยครับ วันนี้แอดมินมีไฟล์มาแนะนำให้เพื่อนๆ สมาชิกได้ดาวน์โหลดไปใช้งาน เป็นไฟล์ รูปแบบหนังสือราชการที่ถูกต้อง ซึ่งเพื่อนๆ สมาชิกสามารถดาวน์โหลดนำไปศึกษาและนำไปเป็นแนวทางในการจัดทำ หนังสือราชการที่ถูกต้อง ตามบริบทของสถานศึกษา ได้ครับ แอดมินขอแนะนำไฟล์ รูปแบบหนังสือราชการที่ถูกต้อง ตามรายละเอียดดังนี้ครับ
ดาวน์โหลดฟรี รูปแบบหนังสือราชการที่ถูกต้อง ไฟล์ Word แก้ไขได้ โดย ดอกบัวใต้เสาชิงช้า
รูปแบบหนังสือราชการที่ถูกต้อง สำหรับข้าราชการและเจ้าหน้าที่ภาครัฐ
ในปัจจุบันการติดต่อราชการทั้งภายในหน่วยงานและภายนอกหน่วยงานเป็นการสื่อถึงบุคคล/หน่วยงาน อีกทั้งยังเป็นปัญหาของหน่วยงานและผู้ปฏิบัติที่เกี่ยวข้องจำนวนไม่น้อยที่ยังไม่เข้าใจในการใช้ภาษาราชการและแบบฟอร์มที่ถูกต้อง เพื่อเป็นการสร้างความสำเร็จของผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องทางด้านหนังสือได้ทราบถึงรูปแบบ การใช้คำขึ้นต้น คำลงท้ายที่ถูกต้อง เป็นไปในแนวทางเดียวกันและเป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ได้จำแนกหนักสือราชการไว้มี 6 ชนิด ดังนี้
1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษ ตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ ส่วนราชการหรือที่มีถึงบุคคลภายนอก
2. หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือ ภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึก ข้อความ (การใช้หนังสือภายใน ส่วนราชการมักนิยมใช้เฉพาะเรื่องที่ติดต่อภายในกรมเดียวกันเป็นส่วนใหญ่ หากมีหนังสือไปต่างกรมแม้อยู่ในกระทรวงเดียวกันมักนิยมใช้หนังสือราชการ ภายนอก)
ความแตกต่างระหว่างหนังสือภายในกับหนังสือภายนอก
หนังสือภายใน มีความเป็นแบบพิธีน้อยกว่า กล่าวคือ ไม่ต้องลงที่ตั้ง ไม่มี หัวข้ออ้างอิง หรือสิ่งที่ส่งมาด้วยเป็นหัวข้อแยกออกมาและไม่ต้องมีคำลงท้ายโดยถือหลักความเป็นกันเอง เนื่องจากเป็นการติดต่อระหว่างหน่วยงานในกระทรวง ทบวง กรมหรือจังหวัดเดียวกัน ซึ่งเป็นที่รู้จักกันดีอยู่แล้ว หรือเป็นหน่วยงานในสังกัดเดียวกัน
ข. ขอบเขตการใช้หนังสือภายนอก ใช้ได้ทุกกรณี แต่หนังสือภายในจะใช้ได้เฉพาะการติดต่องานของหน่วยงานภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือจังหวัดเดียวกันเท่านั้น จะใช้หนังสือภายในติดต่อกับหน่วยงานเอกชนที่มิใช่ส่วนราชการหรือกับบุคคลภายนอกไม่ได้
3. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจาก หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปเป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา หนังสือประทับตราให้ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอกเฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ
4. หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ
– คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ให้ใช้กระดาษตราครุฑ
– ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ
– ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้ โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์ มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
– ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศ หรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ
– แถลงการณ์ คือบรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความ เข้าใจในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ให้ใช้กระดาษครุฑ
– ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นนอกจากที่กล่าวแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึกและหนังสืออื่น
หนังสือที่จัดทำขึ้นโดยปกติให้มีสำเนาคู่ฉบับเก็บไว้ที่ต้นเรื่อง 1 ฉบับ และให้มีสำเนาเก็บไว้ที่หน่วยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบับ สำเนาคู่ฉบับให้ผู้ลงชื่อลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อ และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์และผู้ตรวจ ลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อไว้ที่ข้างท้ายขอบล่างด้านขวาของหนังสือ
การเขียนหนังสือราชการที่ถูกต้องตามระเบียบเป็นทักษะสำคัญที่ข้าราชการและเจ้าหน้าที่ภาครัฐทุกคนจำเป็นต้องเชี่ยวชาญ หนังสือราชการไม่ใช่เพียงแค่การสื่อสารธรรมดา แต่เป็นเครื่องมือสำคัญในการขับเคลื่อนราชการให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและโปร่งใส
ความสำคัญของการเขียนหนังสือราชการที่ถูกต้อง
หนังสือราชการเป็นหลักฐานทางกฎหมายที่มีผลผลักดันต่อการปฏิบัติราชการ การเขียนที่ถูกต้องจะช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ ลดความผิดพลาดในการตีความ และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับหน่วยงานราชการ นอกจากนี้ยังช่วยให้การทำงานเป็นระบบและติดตามได้ง่าย
การเขียนหนังสือราชการที่ดีจะสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพของเจ้าหน้าที่และความน่าเชื่อถือของหน่วยงาน ทำให้ประชาชนเกิดความเชื่อมั่นในการบริการของภาครัฐมากขึ้น ในขณะเดียวกันก็ช่วยลดปัญหาการตีความผิดที่อาจนำไปสู่ความขัดแย้งหรือความล่าช้าในการปฏิบัติงาน
องค์ประกอบพื้นฐานของหนังสือราชการ
หนังสือราชการประกอบด้วยส่วนสำคัญหลายประการที่ต้องจัดทำให้ครบถ้วนและถูกต้อง ส่วนแรกคือหัวหนังสือซึ่งประกอบด้วยตราสัญลักษณ์ของหน่วยงาน ชื่อหน่วยงาน ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อ ส่วนนี้จะช่วยให้ผู้รับทราบทันทีว่าหนังสือมาจากหน่วยงานใด
ส่วนที่สองคือข้อมูลเกี่ยวกับการส่ง ได้แก่ เลขที่หนังสือ วันที่ออก ผู้รับ และเรื่อง ข้อมูลเหล่านี้จำเป็นสำหรับการอ้างอิงและการจัดเก็บเอกสาร ทำให้สามารถค้นหาและติดตามได้ง่าย
ส่วนที่สามคือเนื้อหาของหนังสือ ซึ่งต้องเขียนให้ชัดเจน กระชับ และตรงประเด็น โดยใช้ภาษาที่เป็นทางการแต่เข้าใจง่าย หลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์ที่ซับซ้อนหรือคลุมเครือ
ส่วนสุดท้ายคือลายเซ็นและตราประทับ ซึ่งเป็นการรับรองความถูกต้องและให้ผลทางกฎหมาย ต้องมีการลงนามจากผู้มีอำนาจที่ถูกต้องตามระเบียบ
ประเภทของหนังสือราชการ
หนังสือราชการแบ่งออกเป็นหลายประเภทตามวัตถุประสงค์และการใช้งาน หนังสือราชการประเภทแรกคือหนังสือภายใน ใช้สำหรับการสื่อสารภายในหน่วยงานเดียวกัน มีรูปแบบที่เรียบง่ายกว่าหนังสือภายนอก แต่ยังคงต้องมีความเป็นทางการ
หนังสือราชการภายนอกใช้สำหรับการสื่อสารระหว่างหน่วยงานต่างๆ หรือกับบุคคลภายนอก มีรูปแบบที่เป็นทางการมากขึ้น ต้องมีการระบุข้อมูลที่ครบถ้วนและใช้ภาษาที่สุภาพเหมาะสม
หนังสือสั่งการเป็นประเภทที่มีอำนาจบังคับ ใช้สำหรับการสั่งการหรือแจ้งนโยบายที่ต้องปฏิบัติตาม ต้องระบุเหตุผลและรายละเอียดการปฏิบัติให้ชัดเจน
หนังสือขอความอนุเคราะห์ใช้เมื่อต้องการความช่วยเหลือหรือความร่วมมือจากหน่วยงานอื่น ต้องใช้ภาษาที่สุภาพและระบุเหตุผลที่ชัดเจน
หลักการเขียนหนังสือราชการ
การเขียนหนังสือราชการที่ดีต้อยอยู่บนหลักการสำคัญหลายประการ หลักแรกคือความชัดเจน เนื้อหาต้องเข้าใจง่าย ไม่คลุมเครือ และสามารถนำไปปฏิบัติได้จริง ผู้อ่านต้องสามารถเข้าใจวัตถุประสงค์และสิ่งที่ต้องการได้ทันที
หลักที่สองคือความกระชับ ใช้คำน้อยแต่ได้ใจความมาก หลีกเลี่ยงการใช้คำที่ซ้ำซ้อนหรือประโยคที่ยาวเกินไป แต่ยังคงรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลที่จำเป็น
หลักที่สามคือความถูกต้อง ทั้งในด้านไวยากรณ์ การสะกดคำ และข้อมูลเนื้อหา การผิดพลาดด้านเหล่านี้อาจทำให้เกิดการตีความผิดหรือสร้างความไม่น่าเชื่อถือ
หลักที่สี่คือความสุภาพ ใช้ภาษาที่เหมาะสมกับฐานะและบุคคลที่จะรับหนังสือ แสดงความเคารพและมารยาทที่ดี แม้ในกรณีที่เป็นหนังสือสั่งการ
หลักสุดท้ายคือความสอดคล้องกับระเบียบ ต้องปฏิบัติตามแบบแผนและหลักเกณฑ์ที่กำหนด ไม่ขัดต่อกฎหมายหรือนโยบายที่มีอยู่
รูปแบบหัวหนังสือราชการ
หัวหนังสือราชการเป็นส่วนแรกที่ผู้รับเห็น จึงต้องจัดทำให้สวยงามและเป็นระเบียบ เริ่มต้นด้วยตราสัญลักษณ์ของหน่วยงาน วางตรงกลางหัวกระดาษ ขนาดเหมาะสม ไม่ใหญ่หรือเล็กเกินไป
ใต้ตราสัญลักษณ์จะเป็นชื่อหน่วยงานภาษาไทยตัวหนา ตัวอักษรขนาดใหญ่ จัดกึ่งกลาง หากมีชื่อภาษาอังกฤษให้ใส่ไว้ใต้ชื่อภาษาไทย ขนาดเล็กกว่าเล็กน้อย
ส่วนที่อยู่ของหน่วยงานให้ระบุให้ครบถ้วน ทั้งเลขที่ ถนน ตำบล อำเภอ จังหวัด และรหัสไปรษณีย์ จัดกึ่งกลางเช่นเดียวกัน ข้อมูลติดต่อเช่น หมายเลขโทรศัพท์ โทรสาร และอีเมลให้ใส่ไว้ในบรรทัดสุดท้ายของหัวหนังสือ
การจัดรูปแบบต้องใช้แบบอักษรที่อ่านง่าย เช่น TH SarabunPSK หรือ Angsana New ขนาด 16 สำหรับหัวข้อหลัก และ 14 สำหรับรายละเอียด การจัดระยะห่างระหว่างบรรทัดต้องเหมาะสม ไม่แน่นหรือห่างเกินไป
การใส่เลขที่และวันที่ในหนังสือราชการ
เลขที่หนังสือราชการเป็นรหัสสำคัญในการอ้างอิงและจัดเก็บเอกสาร รูปแบบทั่วไปจะเป็น “ที่ [ตัวย่อหน่วยงาน] [ลำดับที่]/[ปีพุทธศักราช]” เช่น ที่ กษ 1234/2567 ตัวย่อหน่วยงานควรใช้ที่เป็นมาตรฐานและเข้าใจง่าย
ลำดับที่จะเรียงตามลำดับการออกหนังสือในแต่ละปี เริ่มจาก 1 ไปจนถึงหลักพัน หากหน่วยงานมีการออกหนังสือเป็นจำนวนมาก อาจแบ่งตามประเภทหรือแผนก เช่น ที่ กษ ก.1234/2567 สำหรับกองก หรือ ที่ กษ ข.1234/2567 สำหรับกองข
วันที่ในหนังสือราชการใช้ปีพุทธศักราญ์ เขียนเป็น “วันที่ [วัน] [เดือน] พ.ศ. [ปี]” เช่น วันที่ 15 มกราคม พ.ศ. 2567 ชื่อเดือนให้เขียนเต็มไม่ใช้ตัวย่อ เพื่อความชัดเจนและหลีกเลี่ยงความสับสน
การจัดวางเลขที่และวันที่ให้อยู่ด้านขวามือของหัวกระดาษ จัดให้เรียงกัน โดยเลขที่อยู่บนวันที่ การใช้ตัวอักษรให้เป็นไปตามมาตรฐาน ไม่ใช้ตัวหนาหรือเอียง
ส่วนผู้รับและเรื่อง
การระบุผู้รับในหนังสือราชการต้องถูกต้องและสุภาพ สำหรับการเขียนถึงผู้บังคับบัญชาใช้คำว่า “เรียน” ตามด้วยตำแหน่งและชื่อ เช่น “เรียน ผู้อำนวยการกรม” หรือ “เรียน อธิบดีกรมสรรพากร” หากไม่ทราบชื่อให้ใช้เฉพาะตำแหน่ง
สำหรับการเขียนถึงหน่วยงานเท่าเทียมหรือหน่วยงานอื่น ใช้คำว่า “เรียน” เช่นกัน แต่อาจระบุเป็น “เรียน ผู้อำนวยการ” โดยไม่ต้องใส่ชื่อ หรือ “เรียน หัวหน้าหน่วยงาน”
การระบุเรื่องต้องสรุปใจความสำคัญของหนังสือให้อยู่ในประโยคเดียว ใช้คำว่า “เรื่อง” ตามด้วยเนื้อหาสาระสำคัญ เช่น “เรื่อง ขอความอนุเคราะห์จัดส่งข้อมูลสถิติประจำปี” หรือ “เรื่อง แจ้งการเปลี่ยนแปลงระเบียบการปฏิบัติงาน”
หากหนังสือเป็นการตอบกลับหรือการติดตามเรื่องเดิม ให้ใส่ “อ้างถึง” พร้อมเลขที่และวันที่ของหนังสือที่อ้างอิง เช่น “อ้างถึง ที่ กศ 1234/2566 ลงวันที่ 30 ธันวาคม พ.ศ. 2566”
การเขียนเนื้อหาของหนังสือราชการ
เนื้อหาของหนังสือราชการต้องเรียบเรียงอย่างมีระบบ เริ่มต้นด้วยการระบุวัตถุประสงค์หรือเหตุผลในการเขียนหนังสือ ใช้ภาษาที่กระชับและชัดเจน หลีกเลี่ยงการเขียนเป็นประโยคที่ยาวเกินไปหรือใช้คำซ้ำซาก
ส่วนกลางของเนื้อหาควรเป็นรายละเอียดสำคัญที่ต้องการสื่อสาร หากมีข้อมูลหลายประเด็นให้แบ่งเป็นข้อย่อยที่เรียงลำดับ ใช้หมายเลข 1, 2, 3 หรือใช้ข้อ ก, ข, ค เพื่อความชัดเจน
การใช้ภาษาต้องเป็นทางการแต่เข้าใจง่าย หลีกเลี่ยงศัพท์แสลงหรือภาษาพูด ใช้คำราชการที่เหมาะสม เช่น “จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา” “จึงแจ้งมาเพื่อทราบ” หรือ “จึงขอความอนุเคราะห์”
ส่วนท้ายของเนื้อหาควรสรุปสิ่งที่ต้องการให้ผู้รับดำเนินการ หรือระบุกำหนดเวลาหากจำเป็น แล้วปิดท้ายด้วยข้อความสุภาพ เช่น “จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและดำเนินการต่อไป” หรือ “ขอแสดงความนับถือ”
การแบ่งย่อหน้าต้องเหมาะสม แต่ละย่อหน้าควรมีเนื้อหาที่สัมพันธ์กัน และมีความยาวพอเหมาะ ไม่ยาวเกินไปจนอ่านเหนื่อย หรือสั้นเกินไปจนดูกระจัดกระจาย
การลงท้ายและลายเซ็น
การลงท้ายหนังสือราชการมีความสำคัญเท่ากับส่วนอื่นๆ เริ่มจากการระบุตำแหน่งของผู้ลงนาม โดยเขียนไว้ด้านขวามือของหนังสือ เช่น “ผู้อำนวยการกอง” หรือ “หัวหน้าแผนกบุคคล”
ใต้ตำแหน่งให้เว้นช่องว่างสำหรับลายเซ็น ประมาณ 3-4 บรรทัด แล้วตามด้วยวงเล็บเปิดชื่อและนามสกุลของผู้ลงนาม เช่น “(นายสมชาย ใจดี)” หากมียศหรือคำนำหน้าชื่อให้ใส่ไว้ด้วย
ในกรณีที่ผู้ลงนามไม่ใช่หัวหน้าหน่วยงาน ต้องมีการระบุการมอบหมาย เช่น “รักษาราชการแทน” หรือ “ปฏิบัติราชการแทน” ตามด้วยตำแหน่งจริงของหัวหน้า
การประทับตราเป็นขั้นตอนสุดท้ายที่ให้ความน่าเชื่อถือกับหนังสือ ประทับทับลายเซ็นบางส่วน โดยไม่บังลายเซ็นทั้งหมด ตราที่ใช้ต้องเป็นตราของหน่วยงานที่ถูกต้อง และยังไม่หมดอายุ
หากเป็นหนังสือที่ต้องให้หลายหน่วยงานรับทราบ ให้ระบุรายชื่อในส่วน “สำเนาถึง” ไว้ด้านล่างซ้ายของหนังสือ เรียงตามลำดับความสำคัญหรือลำดับตัวอักษร
หนังสือราชการแต่ละประเภทอย่างละเอียด
หนังสือสั่งการเป็นประเภทที่ใช้บ่อยในการบริหารราชการ มีอำนาจบังคับให้ผู้รับต้องปฏิบัติตาม รูปแบบจะเริ่มต้นด้วยการระบุอำนาจในการสั่งการ เช่น “ตามที่กระทรวงได้กำหนดนโยบาย” หรือ “เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปตามระเบียบ”
เนื้อหาของหนังสือสั่งการต้องระบุรายละเอียดการปฏิบัติให้ชัดเจน แบ่งเป็นข้อย่อย มีกำหนดเวลา และผู้รับผิดชอบ ภาษาที่ใช้จะเป็นการบอกเล่าหรือสั่งการโดยตรง เช่น “ให้ทุกหน่วยงานปฏิบัติดังนี้” หรือ “กำหนดให้มีผลตั้งแต่วันที่”
หนังสือขอความอนุเคราะห์จะใช้ภาษาที่สุภาพและอ่อนน้อมกว่า เริ่มต้นด้วยการระบุเหตุผลความจำเป็น เช่น “เนื่องจากหน่วยงานมีความจำเป็นต้องใช้ข้อมูล” หรือ “เพื่อประโยชน์ในการดำเนินงาน”
หนังสือแจ้งเพื่อทราบจะเน้นการถ่ายทอดข้อมูล โดยไม่คาดหวังการตอบสนองใดๆ รูปแบบจะเรียบง่าย เริ่มต้นด้วย “ขอแจ้งให้ทราบว่า” หรือ “เพื่อให้ทราบและถือปฏิบัติ” เนื้อหาต้องครบถ้วนและแม่นยำ
หนังสือเชิญประชุมต้องระบุรายละเอียดการประชุมให้ครบถ้วน ได้แก่ วัตถุประสงค์ วันเวลา สถานที่ วาระการประชุม และสิ่งที่ต้องเตรียมมา ภาษาที่ใช้จะเป็นการเชิญชวนอย่างสุภาพ
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการเขียนหนังสือราชการ
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือการใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการหรือไม่เหมาะสม การใช้คำสแลงหรือภาษาพูดในหนังสือราชการจะทำให้ดูไม่เป็นมืออาชีพ และอาจสร้างความเข้าใจผิดได้
การเขียนประโยคที่ยาวเกินไปเป็นปัญหาที่พบเห็นได้บ่อย ทำให้ผู้อ่านเข้าใจยากและอาจตีความผิด ควรแบ่งประโยคยาวเป็นประโยคสั้นหลายประโยค ใช้เครื่องหมายวรรคตอนให้ถูกต้อง
การใช้คำซ้ำซากหรือใช้คำที่มีความหมายเหมือนกันหลายคำในประโยคเดียว เป็นอีกข้อผิดพลาดที่ทำให้หนังสือดูไม่กระชับ ควรเลือกใช้คำที่เหมาะสมและหลากหลาย
การไม่ระบุข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วน เช่น ไม่ใส่เลขที่หนังสือ วันที่ หรือตำแหน่งผู้ลงนาม จะทำให้หนังสือไม่สมบูรณ์และอาจใช้เป็นหลักฐานไม่ได้
การจัดรูปแบบที่ไม่เป็นระเบียบ เช่น การจัดตัวอักษรไม่สม่ำเสมอ ระยะห่างระหว่างบรรทัดไม่เหมาะสม หรือการใช้แบบอักษรหลายชนิดในหนังสือเดียวกัน
ตัวอย่างไฟล์ รูปแบบหนังสือราชการที่ถูกต้อง
