สื่อฟรีออนไลน์.com

ทะเบียนคุมทรัพย์สินสถานศึกษา สำหรับบุคลากร พร้อมวิธีการใช้

การบริหารจัดการทรัพย์สินของสถานศึกษาเป็นหนึ่งในภารกิจที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง ไม่เพียงแต่สะท้อนถึงประสิทธิภาพในการดำเนินงาน แต่ยังเกี่ยวข้องโดยตรงกับความโปร่งใส ความคุ้มค่าในการใช้งบประมาณแผ่นดิน และความพร้อมในการสนับสนุนการจัดการเรียนการสอนให้มีคุณภาพสูงสุด หัวใจสำคัญของกระบวนการนี้คือเอกสารที่เรียกว่า แบบบันทึกทะเบียนคุมทรัพย์สิน ซึ่งบุคลากรทางการศึกษาทุกคน โดยเฉพาะผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลพัสดุ ครุภัณฑ์ หรือทรัพย์สินต่างๆ ของโรงเรียน จำเป็นต้องมีความรู้ความเข้าใจอย่างถ่องแท้ บทความนี้จะเปรียบเสมือนคู่มือฉบับสมบูรณ์ที่จะนำพาทุกท่านไปทำความรู้จักและเรียนรู้วิธีการใช้งานทะเบียนคุมทรัพย์สินอย่างละเอียดในทุกขั้นตอน เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปอย่างถูกต้อง ราบรื่น ลดความผิดพลาด และพร้อมรับการตรวจสอบจากหน่วยงานภายนอกอยู่เสมอ

ก่อนที่จะลงลึกในรายละเอียดของวิธีการบันทึก เราต้องเข้าใจถึงความสำคัญและวัตถุประสงค์ของทะเบียนคุมทรัพย์สินให้ชัดเจนก่อน ทะเบียนนี้ไม่ใช่เป็นเพียงกระดาษหรือไฟล์เอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่อให้ครบตามระเบียบเท่านั้น แต่มันคือเครื่องมือบริหารจัดการที่ทรงพลัง หากใช้อย่างถูกต้องจะก่อให้เกิดประโยชน์มหาศาลต่อสถานศึกษา ประการแรกคือเพื่อควบคุมดูแลทรัพย์สินทั้งหมดของสถานศึกษาให้มีข้อมูลเป็นปัจจุบันที่สุด ทำให้ผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้องทราบว่า ขณะนี้สถานศึกษามีทรัพย์สินอะไรบ้าง อยู่ในสภาพใด จำนวนเท่าไร และใครเป็นผู้รับผิดชอบดูแล ประการที่สองคือเพื่อเป็นหลักฐานสำคัญในการตรวจสอบ ป้องกันการทุจริต การสูญหาย หรือการนำทรัพย์สินของทางราชการไปใช้ในทางมิชอบ เมื่อมีหน่วยงานตรวจสอบ เช่น สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) เข้ามาตรวจสอบ ทะเบียนคุมทรัพย์สินจะเป็นเอกสารชิ้นแรกๆ ที่ถูกเรียกดูเพื่อพิสูจน์ความโปร่งใสในการบริหารจัดการ ประการที่สามคือเพื่อการวางแผนงบประมาณและการจัดหาทดแทนได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อเราทราบอายุการใช้งาน สภาพของครุภัณฑ์แต่ละชิ้น เราจะสามารถวางแผนได้ล่วงหน้าว่าทรัพย์สินใดใกล้หมดอายุการใช้งานหรือชำรุด จำเป็นต้องตั้งงบประมาณเพื่อซ่อมแซมหรือจัดซื้อใหม่ในปีงบประมาณถัดไป และประการสุดท้ายคือเพื่อคำนวณค่าเสื่อมราคาของทรัพย์สิน ซึ่งเป็นข้อมูลสำคัญทางบัญชีที่สะท้อนมูลค่าที่แท้จริงของสินทรัพย์ที่สถานศึกษาครอบครองอยู่ ณ ปัจจุบัน

องค์ประกอบหลักของแบบบันทึกทะเบียนคุมทรัพย์สินสถานศึกษา โดยทั่วไปจะอ้างอิงตามแบบฟอร์มที่กรมบัญชีกลางหรือหน่วยงานต้นสังกัดกำหนด ซึ่งมีช่องรายการต่างๆ ที่ต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนและถูกต้อง การทำความเข้าใจความหมายของแต่ละช่องจะช่วยให้การบันทึกข้อมูลเป็นไปอย่างแม่นยำ เริ่มจาก วัน เดือน ปี ที่ได้รับทรัพย์สินมา ให้บันทึกวันที่ตรวจรับพัสดุนั้นๆ ถูกต้องครบถ้วนเรียบร้อยแล้ว ไม่ใช่วันที่สั่งซื้อหรือวันที่อนุมัติโครงการ ถัดมาคือช่อง รายการ ซึ่งมีความสำคัญมาก ต้องระบุรายละเอียดของทรัพย์สินให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะทำได้ เช่น แทนที่จะบันทึกเพียง “คอมพิวเตอร์” ควรระบุให้ละเอียดเป็น “เครื่องคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ (PC) ยี่ห้อ Dell รุ่น OptiPlex 7080 พร้อมจอแสดงผลขนาด 21.5 นิ้ว” การระบุรายละเอียดที่ชัดเจนจะช่วยป้องกันความสับสนในการตรวจสอบและติดตามในอนาคต ต่อมาคือ รหัสครุภัณฑ์ หรือ เลขประจำสินทรัพย์ ซึ่งเปรียบเสมือนเลขบัตรประจำตัวประชาชนของทรัพย์สินแต่ละชิ้น สถานศึกษาต้องกำหนดระบบการสร้างรหัสที่มีแบบแผนชัดเจน เช่น อาจขึ้นต้นด้วยรหัสหน่วยงาน ตามด้วยหมวดของครุภัณฑ์ ปีที่จัดซื้อ และลำดับที่ของทรัพย์สินนั้นๆ เช่น “ศธ.04155.XX/ค.2568/001” โดยรหัสนี้จะต้องถูกนำไปติดไว้บนตัวทรัพย์สินในลักษณะของป้ายหรือสติกเกอร์ที่ถาวรและมองเห็นได้ชัดเจน

ส่วนของข้อมูลทางการเงินก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน เริ่มจาก ราคาต่อหน่วย ให้กรอกราคาที่ซื้อมาจริงตามที่ปรากฏในใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงิน รวมภาษีมูลค่าเพิ่มและค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ได้มาซึ่งทรัพย์สินนั้น เช่น ค่าขนส่ง ค่าติดตั้ง จากนั้นกรอก จำนวน และ หน่วยนับ (เช่น เครื่อง, ตัว, ชุด, อัน) และคำนวณ มูลค่ารวม ของทรัพย์สินรายการนั้นๆ ในช่องถัดมา ช่อง วิธีการได้มา ให้ระบุว่าทรัพย์สินนั้นได้มาด้วยวิธีใด เช่น การจัดซื้อด้วยเงินงบประมาณ, การจัดซื้อด้วยเงินรายได้สถานศึกษา, การรับบริจาค, หรือการจัดสร้างขึ้นเอง พร้อมทั้งระบุ ชื่อผู้ขายหรือผู้บริจาค และ เลขที่เอกสารอ้างอิง เช่น เลขที่ใบส่งของ, เลขที่สัญญา, หรือหนังสือส่งมอบการบริจาค เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับไปยังแหล่งที่มาของทรัพย์สินได้เสมอ ข้อมูลในส่วนของการคิดค่าเสื่อมราคาก็เป็นอีกหัวใจหนึ่ง โดยต้องระบุ อายุการใช้งาน ตามเกณฑ์ที่กรมบัญชีกลางกำหนดสำหรับทรัพย์สินแต่ละประเภท เช่น คอมพิวเตอร์อาจมีอายุการใช้งาน 3-5 ปี โต๊ะเรียนอาจมีอายุ 10 ปี จากนั้นระบุ อัตราค่าเสื่อมราคา ซึ่งโดยทั่วไปมักใช้วิธีเส้นตรง คือ (ราคาทุน – มูลค่าซาก) / อายุการใช้งาน แล้วบันทึก ค่าเสื่อมราคาสะสม ในแต่ละปี และคำนวณ มูลค่าสุทธิคงเหลือ (ราคาทุน – ค่าเสื่อมราคาสะสม) ซึ่งจะลดลงเรื่อยๆ ในทุกปีจนกว่าจะหมดอายุการใช้งาน

เมื่อเข้าใจองค์ประกอบต่างๆ แล้ว เรามาดูขั้นตอนการปฏิบัติงานจริงตั้งแต่ต้นจนจบ เริ่มจากเมื่อสถานศึกษาได้รับมอบทรัพย์สินใหม่ ไม่ว่าจะจากการซื้อหรือรับบริจาค เจ้าหน้าที่พัสดุหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจะต้องทำการตรวจรับให้ถูกต้องตามจำนวนและคุณลักษณะที่กำหนดไว้ในเอกสารการจัดซื้อหรือใบส่งมอบ เมื่อตรวจรับเรียบร้อยแล้ว ให้นำเอกสารหลักฐานทั้งหมดมาเป็นข้อมูลในการเริ่มต้นบันทึกรายการใหม่ลงในทะเบียนคุมทรัพย์สินทันที ขั้นตอนนี้ต้องเน้นย้ำว่า “ทันที” เพื่อป้องกันการหลงลืมหรือเอกสารสูญหาย หลังจากบันทึกข้อมูลเบื้องต้นครบถ้วนแล้ว ให้ดำเนินการกำหนดรหัสครุภัณฑ์และจัดทำป้ายรหัสไปติดบนตัวทรัพย์สินให้เรียบร้อยก่อนที่จะส่งมอบทรัพย์สินนั้นให้กับผู้ใช้งานหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบดูแลต่อไป ในทะเบียนคุมทรัพย์สินจะต้องระบุ สถานที่จัดเก็บ หรือชื่อผู้รับผิดชอบ ไว้อย่างชัดเจน เช่น “ห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์ 1 อาคารเรียน 3” หรือ “นางสาวสมศรี ใจดี ครูผู้สอนวิชาวิทยาศาสตร์” การระบุผู้รับผิดชอบที่ชัดเจนจะสร้างความตระหนักและภาระความรับผิดชอบในการดูแลรักษาทรัพย์สินนั้นๆ

กระบวนการไม่ได้สิ้นสุดเพียงแค่การบันทึกครั้งแรก แต่ทะเบียนคุมทรัพย์สินเป็นเอกสารที่ต้องมีการปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ในทุกสิ้นปีงบประมาณ สถานศึกษาจะต้องมีการแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบพัสดุประจำปี เพื่อดำเนินการตรวจสอบทรัพย์สินทั้งหมดที่มีอยู่จริงกับข้อมูลที่ปรากฏในทะเบียนคุมทรัพย์สิน คณะกรรมการจะต้องเดินสำรวจและตรวจสอบทรัพย์สินทุกชิ้น ทุกห้อง ทุกอาคาร เมื่อพบทรัพย์สินก็จะติ๊ก сверяют (sveryayut) กับรายการในทะเบียน หากพบว่ามีทรัพย์สินรายการใดชำรุด เสื่อมสภาพ หรือสูญหายไป จะต้องบันทึกรายละเอียดไว้ในรายงานผลการตรวจสอบเพื่อเสนอต่อผู้บริหารสถานศึกษาเพื่อพิจารณาดำเนินการตามระเบียบต่อไป ไม่ว่าจะเป็นการซ่อมแซม การจำหน่ายออกจากบัญชี หรือการตั้งคณะกรรมการสอบหาข้อเท็จจริงในกรณีที่สูญหาย หากมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เกิดขึ้นระหว่างปี เช่น การโอนย้ายทรัพย์สินจากห้องหนึ่งไปยังอีกห้องหนึ่ง หรือการเปลี่ยนผู้รับผิดชอบดูแล ก็จำเป็นต้องมีการปรับปรุงข้อมูลในทะเบียนคุมทรัพย์สินในช่อง หมายเหตุ หรือช่องที่เกี่ยวข้องให้เป็นปัจจุบันเสมอ การใช้ระบบดิจิทัล เช่น โปรแกรมตารางคำนวณอย่าง Microsoft Excel หรือ Google Sheets จะช่วยให้การแก้ไขปรับปรุงข้อมูลเหล่านี้ทำได้ง่ายและสะดวกกว่าการใช้ทะเบียนแบบรูปเล่มกระดาษอย่างมาก

การจำหน่ายทรัพย์สินออกจากบัญชีถือเป็นขั้นตอนสุดท้ายของวงจรชีวิตทรัพย์สิน เมื่อทรัพย์สินหมดอายุการใช้งานตามที่กำหนด หรือชำรุดจนไม่สามารถซ่อมแซมให้กลับมาใช้งานได้คุ้มค่า หรือสูญหาย หรือไม่มีความจำเป็นต้องใช้งานอีกต่อไป สถานศึกษาจะต้องดำเนินการขออนุมัติจำหน่ายทรัพย์สินนั้นตามระเบียบพัสดุ เมื่อได้รับอนุมัติให้จำหน่ายแล้ว จึงจะสามารถปรับปรุงรายการในทะเบียนคุมทรัพย์สินได้ โดยอาจจะขีดฆ่ารายการนั้นด้วยหมึกสีแดง หรือบันทึกในช่องหมายเหตุว่า “จำหน่ายตามหนังสืออนุมัติเลขที่…ลงวันที่…” พร้อมทั้งปรับปรุงยอดรวมมูลค่าทรัพย์สินของสถานศึกษาให้ถูกต้อง การดำเนินการทุกขั้นตอนต้องมีเอกสารหลักฐานประกอบที่ชัดเจนและจัดเก็บอย่างเป็นระบบเพื่อรอรับการตรวจสอบ

เพื่อให้การจัดการทะเบียนคุมทรัพย์สินเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด สถานศึกษาควรมีการให้ความรู้และสร้างความเข้าใจร่วมกันของบุคลากรทุกคน ไม่ใช่ปล่อยให้เป็นภาระของเจ้าหน้าที่พัสดุเพียงฝ่ายเดียว ครูผู้สอนหรือเจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายให้ใช้หรือดูแลทรัพย์สินต้องตระหนักถึงหน้าที่ในการรักษาสภาพและรายงานความผิดปกติที่เกิดขึ้นทันที การสื่อสารที่ดีและการทำงานร่วมกันเป็นทีมคือปัจจัยสำคัญที่จะทำให้ระบบการควบคุมทรัพย์สินของสถานศึกษาประสบความสำเร็จ การจัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สินที่ถูกต้อง ละเอียด และเป็นปัจจุบัน ไม่เพียงแต่จะช่วยให้สถานศึกษาผ่านการประเมินหรือการตรวจสอบจากหน่วยงานภายนอกไปได้อย่างราบรื่นเท่านั้น แต่ยังเป็นการวางรากฐานการบริหารจัดการที่ดี สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่โปร่งใส ตรวจสอบได้ และใช้ทรัพยากรทุกอย่างให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อผู้เรียนและประเทศชาติต่อไปในอนาคต ดังนั้น การให้ความสำคัญกับเอกสารแผ่นเล็กๆ ที่เรียกว่าทะเบียนคุมทรัพย์สิน จึงเท่ากับการใส่ใจในอนาคตและความยั่งยืนของสถานศึกษานั่นเอง

การจัดทำแบบบันทึกทะเบียนคุมทรัพย์สิน ขั้นตอนและวิธีการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ

ความสำคัญของแบบบันทึกทะเบียนคุมทรัพย์สิน

ในองค์กรหรือหน่วยงานต่าง ๆ ที่มีการจัดซื้อหรือจัดหาทรัพย์สินเพื่อการใช้งาน การเก็บข้อมูลและการตรวจสอบทรัพย์สินถือเป็นเรื่องสำคัญที่ไม่ควรละเลย การมีแบบบันทึกทะเบียนคุมทรัพย์สินจะช่วยให้การบริหารจัดการทรัพย์สินเป็นไปอย่างมีระเบียบแบบแผน รวมทั้งสามารถติดตามและดูแลทรัพย์สินได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยงในการสูญหายและการเสียหายของทรัพย์สินภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิผล

การเก็บบันทึกทรัพย์สินที่ถูกต้องจะช่วยในการวางแผนงบประมาณและการลงทุนในทรัพย์สินใหม่ ๆ และช่วยให้สามารถตรวจสอบและทราบสถานะของทรัพย์สินแต่ละชิ้นได้ว่ามีสภาพการใช้งานอย่างไร หรืออยู่ในสถานที่ใดบ้าง การใช้แบบบันทึกนี้ยังช่วยเพิ่มความโปร่งใสและตรวจสอบได้ในการบริหารงานด้วย

วิธีการใช้แบบบันทึกทะเบียนคุมทรัพย์สิน

การใช้งานแบบบันทึกทะเบียนคุมทรัพย์สินสามารถทำได้โดยมีขั้นตอนที่สำคัญตามนี้:

1. การกรอกข้อมูลเบื้องต้น – เริ่มต้นจากการกรอกข้อมูลทรัพย์สิน เช่น รหัสทรัพย์สิน ชื่อทรัพย์สิน ประเภททรัพย์สิน รุ่น หมายเลขซีเรียล วันรับเข้ามา ราคา และแหล่งที่มาของทรัพย์สิน ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้ทรัพย์สินแต่ละชิ้นมีข้อมูลที่ครบถ้วน
2. การบันทึกสถานที่เก็บ – ระบุสถานที่เก็บของทรัพย์สินอย่างชัดเจน เช่น ห้องหรืออาคารที่เก็บรักษาทรัพย์สินนั้นอยู่ เพื่อให้สะดวกต่อการค้นหาหรือย้ายที่เก็บในอนาคต
3. การติดตามสภาพการใช้งาน – ระบุสถานะการใช้งานและการบำรุงรักษาของทรัพย์สิน เช่น สภาพการใช้งาน การซ่อมแซมที่ทำ หรือระยะเวลาการรับประกันที่เหลืออยู่ ข้อมูลนี้จะช่วยให้สามารถวางแผนการซ่อมบำรุงทรัพย์สินได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. การตรวจสอบประจำปี – เพื่อให้ข้อมูลทรัพย์สินในระบบมีความถูกต้อง ควรมีการตรวจสอบประจำปี โดยทีมงานจะตรวจเช็คทรัพย์สินทั้งหมดเทียบกับข้อมูลในแบบบันทึก เพื่อดูว่าเกิดการสูญหายหรือเสียหายใด ๆ หรือไม่

ประโยชน์ของแบบบันทึกทะเบียนคุมทรัพย์สินในองค์กร

การมีแบบบันทึกทะเบียนคุมทรัพย์สินที่ครบถ้วนและถูกต้อง จะช่วยให้การบริหารทรัพย์สินเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและมีประโยชน์มากมาย ดังนี้:

1. การจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ – การบันทึกทรัพย์สินทำให้สามารถรู้จำนวนและสถานะของทรัพย์สินได้ชัดเจน ช่วยลดการใช้จ่ายที่ซ้ำซ้อนในการซื้อทรัพย์สินใหม่
2. การวางแผนงบประมาณ – องค์กรสามารถวางแผนงบประมาณในการบำรุงรักษา ซ่อมแซม หรือจัดซื้อทรัพย์สินใหม่ได้ง่ายขึ้น โดยอ้างอิงจากข้อมูลในแบบบันทึก
3. ลดความเสี่ยงการสูญหายหรือถูกโจรกรรม – ทรัพย์สินทุกชิ้นที่บันทึกไว้อย่างชัดเจนในทะเบียนจะช่วยให้สามารถติดตามและตรวจสอบการใช้งานได้ง่ายขึ้น ลดความเสี่ยงที่จะสูญหายหรือถูกโจรกรรม
4. ช่วยในการตรวจสอบบัญชี – ทะเบียนคุมทรัพย์สินที่ถูกต้องและครบถ้วนจะเป็นหลักฐานสำคัญในการตรวจสอบทางบัญชี ช่วยให้การตรวจสอบภายในหรือการตรวจสอบจากภายนอกเป็นไปอย่างราบรื่น

ขอแนะนำไฟล์ แบบบันทึกทะเบียนคุมทรัพย์สินพร้อมวิธีการใช้

แหล่งที่มา : เพจคุณครูมาแว้ว

ตัวอย่างไฟล์เอกสาร

เป็นไฟล์ Excel แก้ไขได้

ดาวน์โหลดไฟล์เอกสารจากลิงก์ด้านล่างนี้ นะครับ

ดาวน์โหลดไฟล์เอกสาร คลิกที่นี่

ขอบคุณแหล่งที่มา : เพจคุณครูมาแว้ว