ขอแนะนำไฟล์ คู่มือการเบิกค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมและค่าใช้จ่ายในการจัดงาน
คู่มือเบิกค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมและจัดงานฉบับสมบูรณ์สำหรับมืออาชีพ
ในโลกของการทำงานยุคปัจจุบัน การพัฒนาศักยภาพบุคลากรและการสร้างเครือข่ายทางธุรกิจถือเป็นหัวใจสำคัญที่ขับเคลื่อนองค์กรไปสู่ความสำเร็จ การส่งพนักงานไปเข้ารับการฝึกอบรม หรือการที่องค์กรเป็นเจ้าภาพจัดงานประชุม สัมมนา หรือกิจกรรมต่างๆ จึงเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นเป็นประจำ แต่สิ่งที่มักจะตามมาและสร้างความปวดหัวให้กับผู้ปฏิบัติงานไม่น้อย คือกระบวนการเบิกค่าใช้จ่ายที่ซับซ้อนและมีรายละเอียดมากมาย หลายครั้งที่เอกสารไม่ครบถ้วน การเบิกจ่ายผิดระเบียบ หรือความเข้าใจที่ไม่ตรงกันระหว่างผู้ปฏิบัติงานกับฝ่ายการเงิน นำมาซึ่งความล่าช้าและปัญหาจุกจิกกวนใจ บทความนี้จึงเปรียบเสมือนคู่มือฉบับสมบูรณ์ ที่จะพาคุณไปเจาะลึกทุกมิติของกระบวนการเบิกค่าใช้จ่าย ทั้งในฐานะผู้เข้ารับการฝึกอบรมและในฐานะผู้จัดงาน เพื่อให้ทุกการเบิกจ่ายของคุณราบรื่น ถูกต้องตามหลักเกณฑ์ และเป็นไปอย่างมืออาชีพมากที่สุด
การทำความเข้าใจภาพรวมและหลักการพื้นฐานของการเบิกจ่ายเป็นสิ่งแรกที่ต้องให้ความสำคัญ โดยทั่วไปแล้ว การเบิกค่าใช้จ่ายทั้งสองประเภทนี้จะอยู่ภายใต้ระเบียบข้อบังคับของแต่ละองค์กร ซึ่งอาจมีความแตกต่างกันไปในรายละเอียด แต่หลักการใหญ่ๆ มักจะคล้ายคลึงกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในหน่วยงานราชการและรัฐวิสาหกิจที่จะมีระเบียบกลางกำกับอยู่อย่างชัดเจน เช่น ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม การจัดงาน และการประชุมระหว่างประเทศ เป็นต้น ส่วนในบริษัทเอกชนก็จะยึดตามนโยบายภายในของบริษัทซึ่งฝ่ายทรัพยากรบุคคลและฝ่ายการเงินจะเป็นผู้กำหนด ดังนั้น ก้าวแรกที่สำคัญที่สุดก่อนจะเริ่มดำเนินการใดๆ คือการศึกษาและทำความเข้าใจระเบียบขององค์กรตนเองให้ถ่องแท้เสียก่อน เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ในทุกขั้นตอน
เราจะมาเริ่มต้นกันที่ค่าใช้จ่ายในฐานะผู้เดินทางไปเข้ารับการฝึกอบรม ซึ่งเป็นกรณีที่พบบ่อยที่สุดสำหรับพนักงานส่วนใหญ่ กระบวนการนี้สามารถแบ่งออกได้เป็นสามช่วงหลักๆ คือ ช่วงก่อนการเดินทาง ช่วงระหว่างการฝึกอบรม และช่วงหลังการฝึกอบรมเพื่อรวบรวมเอกสารเบิกจ่าย
สำหรับขั้นตอนการเตรียมการก่อนการเดินทางไปฝึกอบรมนั้น มีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะเป็นการวางรากฐานของการเบิกจ่ายทั้งหมด เริ่มจากการที่คุณได้รับมอบหมายหรือได้รับการอนุมัติให้เข้าร่วมการฝึกอบรม คุณต้องจัดทำเอกสาร “บันทึกข้อความขออนุมัติเดินทางไปราชการ/เข้ารับการฝึกอบรม” เสนอต่อผู้บังคับบัญชาตามลำดับชั้น ในเอกสารนี้ต้องระบุรายละเอียดสำคัญให้ครบถ้วนที่สุด ได้แก่ ชื่อหลักสูตรฝึกอบรม สถานที่จัดงาน วันที่เดินทางไปและกลับ รายละเอียดค่าใช้จ่ายโดยประมาณการ เช่น ค่าลงทะเบียน ค่าเดินทาง ค่าที่พัก และค่าเบี้ยเลี้ยง เอกสารแนบที่จำเป็นคือหนังสือเชิญเข้าร่วมอบรมหรือโบรชัวร์รายละเอียดหลักสูตร การขออนุมัติงบประมาณล่วงหน้าเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะค่าลงทะเบียนที่ผู้จัดอบรมมักจะต้องการให้ชำระเงินก่อน การได้รับอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรนี้เปรียบเสมือนใบเบิกทางที่ทำให้คุณสามารถดำเนินการในขั้นตอนต่อไปได้อย่างสบายใจ
เมื่อเข้าสู่ช่วงระหว่างการฝึกอบรม ถือเป็นช่วงเวลาของการใช้จ่ายจริงและการเก็บรวบรวมหลักฐานต่างๆ ให้ครบถ้วนสมบูรณ์ที่สุด ค่าใช้จ่ายหลักๆ ที่สามารถเบิกได้ตามสิทธิมักจะประกอบด้วยหลายส่วน ส่วนแรกคือค่าลงทะเบียน ซึ่งโดยทั่วไปจะเบิกได้เต็มจำนวนตามที่จ่ายจริง โดยต้องมีใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีฉบับสมบูรณ์จากผู้จัดเป็นหลักฐานสำคัญ ในใบเสร็จต้องระบุชื่อหลักสูตร ชื่อหน่วยงานหรือผู้เข้าอบรม และจำนวนเงินที่ชัดเจน ส่วนที่สองคือค่าที่พัก หากเป็นการอบรมที่ต้องค้างคืน คุณสามารถเบิกค่าที่พักได้ตามอัตราที่องค์กรกำหนด ซึ่งมักจะแตกต่างกันไปตามระดับของพนักงานและตามเมืองที่ไป เช่น อัตราค่าที่พักในกรุงเทพมหานครอาจสูงกว่าในต่างจังหวัด การเลือกที่พักควรคำนึงถึงความเหมาะสมและความปลอดภัย และต้องขอใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีจากโรงแรมที่ระบุวันที่เข้าพักและจำนวนเงินอย่างถูกต้อง ส่วนที่สามคือค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทาง เป็นเงินที่จ่ายให้เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัวระหว่างการเดินทาง เช่น ค่าอาหาร โดยจะนับเวลาตั้งแต่เดินทางออกจากที่ทำงานจนกระทั่งกลับถึงที่ทำงาน การนับชั่วโมงเพื่อคำนวณอัตราเบี้ยเลี้ยงต้องเป็นไปตามระเบียบ เช่น เดินทางเกิน 24 ชั่วโมงนับเป็น 1 วัน หรือเดินทางเกิน 12 ชั่วโมงแต่ไม่ถึง 24 ชั่วโมงนับเป็นครึ่งวัน เป็นต้น ส่วนที่สี่คือค่าพาหนะเดินทาง ซึ่งมีความหลากหลายและมีรายละเอียดที่ต้องใส่ใจ การเดินทางโดยเครื่องบิน โดยทั่วไปจะเบิกได้ในชั้นประหยัด เว้นแต่เป็นผู้บริหารระดับสูงอาจมีสิทธิเบิกในชั้นที่สูงขึ้นได้ตามระเบียบ หลักฐานที่ต้องใช้คือ กากบัตรโดยสาร (Boarding Pass) ตัวจริง และใบเสร็จรับเงินค่าตั๋วเครื่องบิน หากเป็นการเดินทางโดยรถไฟ รถโดยสารประจำทาง หรือแม้กระทั่งเรือ ก็สามารถเบิกได้ตามที่จ่ายจริงพร้อมใบเสร็จ สำหรับการใช้รถยนต์ส่วนตัวในการเดินทาง จะมีระเบียบการคิดค่าชดเชยน้ำมันเชื้อเพลิงซึ่งมักจะคำนวณตามระยะทางไปกลับ โดยอ้างอิงจากแผนที่มาตรฐานและมีอัตราต่อกิโลเมตรที่กำหนดไว้ชัดเจน
เมื่อเสร็จสิ้นการฝึกอบรมและเดินทางกลับมาแล้ว จะเข้าสู่ขั้นตอนสุดท้ายคือการรวบรวมเอกสารเพื่อส่งเบิก นี่คือขั้นตอนที่มักเกิดปัญหาหากเตรียมการมาไม่ดีพอ คุณจะต้องจัดทำชุดเอกสารเบิกค่าใช้จ่าย ซึ่งประกอบด้วยแบบฟอร์มหลักขององค์กรที่เรียกว่า “รายงานการเดินทาง” หรือ “ใบเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทาง” ในแบบฟอร์มนี้ คุณต้องกรอกรายละเอียดทั้งหมดอีกครั้ง พร้อมแนบเอกสารหลักฐานตัวจริงที่เก็บรวบรวมมาทั้งหมด ได้แก่ บันทึกข้อความที่ได้รับอนุมัติการเดินทาง ใบเสร็จค่าลงทะเบียน ใบเสร็จค่าที่พัก กากบัตรโดยสารเครื่องบินหรือตั๋วเดินทางอื่นๆ และเอกสารประกอบอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น กำหนดการฝึกอบรม สิ่งสำคัญคือการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารทุกฉบับ ชื่อ-นามสกุลในใบเสร็จ วันที่ และจำนวนเงินต้องถูกต้องตรงกับความเป็นจริง การติดใบเสร็จขนาดเล็กควรติดลงบนกระดาษ A4 ให้เรียบร้อยพร้อมรับรองสำเนาถูกต้องในกรณีที่เป็นสำเนา หลังจากรวบรวมเอกสารครบถ้วนแล้ว ให้เสนอต่อผู้บังคับบัญชาเพื่อลงนามรับรอง ก่อนจะส่งต่อไปยังฝ่ายการเงินเพื่อดำเนินการตรวจสอบและจ่ายเงินคืนให้กับคุณในลำดับถัดไป นอกจากนี้ หลายองค์กรยังมีข้อกำหนดให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมต้องจัดทำ “รายงานผลการฝึกอบรม” เพื่อสรุปความรู้ที่ได้รับและเสนอแนะแนวทางการนำมาประยุกต์ใช้กับงานในองค์กร ซึ่งอาจต้องแนบไปพร้อมกับชุดเบิกจ่ายด้วย
ต่อไปเราจะเปลี่ยนมุมมองมาสู่การเป็น “ผู้จัดงาน” บ้าง ซึ่งมีความซับซ้อนและมีมิติของค่าใช้จ่ายที่กว้างกว่าการเป็นผู้เข้าร่วมอย่างมาก การเบิกค่าใช้จ่ายในการจัดงาน ไม่ว่าจะเป็นการประชุม สัมมนา หรือการฝึกอบรมที่องค์กรเป็นเจ้าภาพเอง ต้องอาศัยการวางแผนอย่างรัดกุมและการควบคุมงบประมาณอย่างเข้มงวด
ขั้นตอนแรกของการจัดงานคือการวางแผนและขออนุมัติโครงการ เช่นเดียวกับการเดินทางไปอบรม การจัดทำ “บันทึกข้อความขออนุมัติจัดโครงการ/จัดงาน” เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง ในเอกสารนี้ต้องระบุชื่อโครงการ วัตถุประสงค์ กลุ่มเป้าหมาย วันเวลาและสถานที่จัดงาน กำหนดการโดยละเอียด และที่สำคัญที่สุดคือ “งบประมาณประมาณการ” ที่ต้องแจกแจงรายละเอียดค่าใช้จ่ายในแต่ละหมวดหมู่อย่างชัดเจน เช่น ค่าตอบแทนวิทยากร ค่าอาหารและเครื่องดื่ม ค่าเช่าสถานที่ ค่าวัสดุอุปกรณ์ และค่าใช้จ่ายอื่นๆ เมื่อโครงการได้รับอนุมัติแล้ว การดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างต่างๆ จะต้องเป็นไปตามระเบียบพัสดุขององค์กร ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการสืบราคา การเปรียบเทียบ หรือแม้กระทั่งการจัดซื้อด้วยวิธีพิเศษในบางกรณี
ค่าใช้จ่ายหลักๆ ในการจัดงานสามารถแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ได้ดังนี้ หมวดแรกคือค่าสมนาคุณวิทยากร ซึ่งเป็นค่าตอบแทนผู้ทรงคุณวุฒิที่มาบรรยายให้ความรู้ อัตราค่าตอบแทนมักจะถูกกำหนดไว้ในระเบียบขององค์กร โดยอาจแบ่งตามคุณวุฒิและประสบการณ์ของวิทยากร หรือแบ่งตามสถานะว่าเป็นบุคลากรภายในหรือภายนอกองค์กร การจ่ายค่าตอบแทนวิทยากรจะต้องมีการทำสัญญาจ้างหรือหนังสือเชิญที่ระบุอัตราค่าตอบแทนชัดเจน และเมื่อจ่ายเงินต้องมีหลักฐานการรับเงินที่วิทยากรลงนามไว้ นอกจากค่าตอบแทนแล้ว หากวิทยากรต้องเดินทางมาจากต่างจังหวัดหรือต่างประเทศ อาจต้องรับผิดชอบค่าเดินทางและค่าที่พักให้แก่วิทยากรด้วย ซึ่งก็ต้องเบิกจ่ายตามระเบียบเช่นกัน
หมวดที่สองคือค่าอาหารและเครื่องดื่ม เป็นค่าใช้จ่ายสำหรับผู้เข้าร่วมงานทั้งหมด โดยทั่วไปจะประกอบด้วยอาหารว่างและเครื่องดื่มในช่วงพัก (Coffee Break) และอาหารกลางวัน อัตราค่าใช้จ่ายต่อหัวจะถูกกำหนดไว้ในระเบียบอย่างชัดเจน การเบิกจ่ายต้องใช้ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีจากร้านค้าหรือโรงแรมที่ให้บริการ โดยต้องมีเอกสารแนบเพื่อยืนยันจำนวนผู้เข้าร่วมงานด้วย เช่น ใบลงทะเบียนเข้าร่วมงาน
หมวดที่สามคือค่าเช่าสถานที่และอุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ หากองค์กรไม่มีสถานที่ของตนเองที่เหมาะสม การเช่าสถานที่จากภายนอก เช่น โรงแรมหรือศูนย์ประชุม เป็นเรื่องปกติ ค่าเช่าสถานที่ต้องเบิกตามที่จ่ายจริงโดยมีสัญญาเช่าและใบเสร็จเป็นหลักฐาน ควรตรวจสอบให้ดีว่าค่าเช่าดังกล่าวนั้นรวมค่าอุปกรณ์ที่จำเป็น เช่น โปรเจคเตอร์ เครื่องเสียง ไมโครโฟน และเจ้าหน้าที่ควบคุมแล้วหรือไม่ เพื่อไม่ให้มีค่าใช้จ่ายงอกเงยภายหลัง
หมวดที่สี่คือค่าวัสดุและเอกสารประกอบการฝึกอบรม ได้แก่ ค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เอกสารประกอบการบรรยาย การจัดทำแฟ้ม สมุด ปากกา ป้ายชื่อ หรือแม้กระทั่งกระเป๋าใส่เอกสารสำหรับผู้เข้าร่วมงาน การจัดซื้อวัสดุเหล่านี้ต้องเป็นไปตามระเบียบพัสดุ และต้องมีใบเสร็จรับเงินจากร้านค้าเป็นหลักฐานในการเบิกจ่าย
หมวดสุดท้ายคือค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดอื่นๆ ซึ่งอาจรวมถึงค่าใช้จ่ายในการประชาสัมพันธ์โครงการ ค่าจัดทำป้ายประชาสัมพันธ์หรือฉากเวที ค่าของที่ระลึกสำหรับผู้เข้าร่วมงานหรือวิทยากร และค่าใช้จ่ายในการประสานงานต่างๆ ค่าใช้จ่ายในหมวดนี้ควรมีการระบุไว้ในโครงการที่ขออนุมัติอย่างชัดเจนเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาในการเบิกจ่ายภายหลัง
เมื่อเสร็จสิ้นการจัดงานแล้ว กระบวนการรวบรวมเอกสารเพื่อเบิกจ่ายหรือที่มักเรียกว่า “การเคลียร์โครงการ” จะเริ่มต้นขึ้น ผู้รับผิดชอบโครงการต้องรวบรวมใบสำคัญและหลักฐานการจ่ายเงินทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบสำคัญรับเงินค่าวิทยากร สัญญาจ้างต่างๆ มาจัดทำเป็นชุดเบิกจ่ายเพื่อหักล้างกับเงินยืมทดรองจ่าย (ถ้ามี) หรือเพื่อเบิกจ่ายให้กับเจ้าหนี้ต่อไป สิ่งสำคัญคือการตรวจสอบความครบถ้วนสมบูรณ์ของเอกสารทุกฉบับอีกครั้ง และจัดทำรายงานสรุปผลการจัดโครงการแนบไปด้วย เพื่อแสดงให้เห็นว่าการจัดงานบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้และใช้งบประมาณไปอย่างคุ้มค่า
เพื่อป้องกันปัญหาและทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นไปอย่างราบรื่น มีข้อควรระวังและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรยึดถืออยู่เสมอ ประการแรกคือ การสื่อสารและปรึกษาหารือกับฝ่ายการเงินหรือฝ่ายพัสดุตั้งแต่เนิ่นๆ พวกเขาคือผู้เชี่ยวชาญในระเบียบและสามารถให้คำแนะนำที่ถูกต้องแก่คุณได้ ประการที่สองคือ การวางแผนอย่างรอบคอบและละเอียดถี่ถ้วนในทุกขั้นตอน การประมาณการค่าใช้จ่ายที่แม่นยำจะช่วยลดปัญหางบประมาณบานปลายได้ ประการที่สามคือ การเก็บรักษาเอกสารหลักฐานตัวจริงทุกชิ้นให้ดีที่สุด ควรมีแฟ้มสำหรับรวบรวมเอกสารโดยเฉพาะและเก็บไว้ในที่ปลอดภัยเสมอ และประการสุดท้ายคือ ความซื่อสัตย์สุจริต การเบิกจ่ายทุกอย่างต้องเป็นไปตามความเป็นจริงและโปร่งใสตรวจสอบได้
ท้ายที่สุดนี้ จะเห็นได้ว่ากระบวนการเบิกค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมและการจัดงานนั้น แม้จะมีรายละเอียดและขั้นตอนที่มากมาย แต่ก็ไม่ใช่เรื่องที่ยากเกินความสามารถ หากเรามีความเข้าใจในระเบียบข้อบังคับ มีการวางแผนที่ดี มีความรอบคอบในการรวบรวมเอกสาร และยึดมั่นในความถูกต้องโปร่งใส ทุกการใช้จ่ายเพื่อพัฒนาศักยภาพบุคลากรและขับเคลื่อนองค์กรของคุณก็จะเป็นไปอย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพ และปราศจากปัญหาจุกจิกกวนใจอย่างแน่นอน หวังว่าคู่มือฉบับนี้จะเป็นประโยชน์และเป็นเครื่องมือช่วยให้การทำงานของคุณง่ายดายและเป็นมืออาชีพยิ่งขึ้น
คู่มือการเบิกค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม แนวทางและขั้นตอนการดำเนินการอย่างถูกต้อง
คู่มือการเบิกค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม – หลักการและวิธีปฏิบัติ
การฝึกอบรมพนักงานถือเป็นส่วนสำคัญในการพัฒนาทักษะและศักยภาพของบุคลากรในองค์กร เพื่อให้บุคลากรมีความรู้และทักษะที่ทันสมัย การเบิกค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมจึงเป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้การฝึกอบรมสามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ บทความนี้จะแนะนำขั้นตอนและข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการเบิกค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม
1. หลักการและข้อกำหนดในการเบิกค่าใช้จ่าย
ในการเบิกค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการฝึกอบรม องค์กรมักกำหนดหลักเกณฑ์ในการเบิกอย่างชัดเจน โดยอาจประกอบด้วย:
- ประเภทค่าใช้จ่ายที่สามารถเบิกได้: ค่าลงทะเบียน ค่าที่พัก ค่าอาหาร ค่าเดินทาง และค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดที่จำเป็น
- เงื่อนไขการอนุมัติ: ผู้ขอเบิกต้องได้รับอนุมัติจากผู้บังคับบัญชาและฝ่ายการเงินก่อนเข้าร่วมฝึกอบรม
- วงเงินที่อนุมัติ: แต่ละองค์กรมีงบประมาณจำกัด ดังนั้นควรตรวจสอบวงเงินที่สามารถเบิกได้ให้ชัดเจน
2. วิธีปฏิบัติในการขอเบิก
ในการขอเบิกค่าใช้จ่าย ควรปฏิบัติตามขั้นตอนดังนี้:
- เตรียมเอกสาร: รวมถึงใบสมัครเข้าร่วมฝึกอบรม ใบเสร็จรับเงิน และเอกสารอื่นที่เกี่ยวข้อง
- ยื่นคำขอเบิก: ส่งคำขอพร้อมเอกสารประกอบไปยังฝ่ายการเงิน
- ตรวจสอบและอนุมัติ: ฝ่ายการเงินจะทำการตรวจสอบเอกสารเพื่อยืนยันว่าตรงตามข้อกำหนด ก่อนที่จะอนุมัติการเบิก
3. ข้อแนะนำในการเตรียมเอกสาร
ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารที่ใช้ประกอบการเบิกค่าใช้จ่ายมีความครบถ้วนและถูกต้อง เพื่อหลีกเลี่ยงการถูกปฏิเสธหรือเกิดความล่าช้า
การเบิกค่าใช้จ่ายในการจัดงาน – รายการค่าใช้จ่ายที่ควรทราบและการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์
การจัดงานหรือกิจกรรมต่าง ๆ ขององค์กร เช่น งานประชุมสัมมนา หรืองานสังสรรค์พนักงาน มักมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นหลากหลายประเภท บทความนี้จะแนะนำเกี่ยวกับการเบิกค่าใช้จ่ายในการจัดงานและขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติในการเบิกค่าใช้จ่าย
1. ประเภทค่าใช้จ่ายที่สามารถเบิกได้
สำหรับการจัดงาน มีค่าใช้จ่ายที่สามารถเบิกได้หลายประเภท เช่น:
- ค่าเช่าสถานที่: สำหรับการประชุมหรือจัดกิจกรรม
- ค่าอาหารและเครื่องดื่ม: รวมถึงค่าเบรค คอฟฟี่เบรค หรือค่าอาหารสำหรับพนักงาน
- ค่าอุปกรณ์และการตกแต่ง: ค่าใช้จ่ายในการเช่าอุปกรณ์หรือของตกแต่ง เช่น แสงสีเสียง หรือเวที
2. เงื่อนไขและหลักเกณฑ์ในการเบิก
- การอนุมัติค่าใช้จ่าย: ควรได้รับอนุมัติจากฝ่ายที่เกี่ยวข้องก่อนเริ่มดำเนินการ
- การจัดทำแผนงบประมาณ: ควรทำการวางแผนงบประมาณล่วงหน้าเพื่อให้มั่นใจว่าการเบิกค่าใช้จ่ายจะไม่เกินวงเงินที่กำหนด
- ระยะเวลาในการยื่นเบิก: หลังจากจบงาน ควรยื่นขอเบิกภายในเวลาที่กำหนดเพื่อให้การตรวจสอบเป็นไปอย่างรวดเร็ว
3. ขั้นตอนการขอเบิกค่าใช้จ่าย
- รวบรวมใบเสร็จรับเงินและใบเสนอราคา: จัดเตรียมเอกสารประกอบการเบิกอย่างครบถ้วน
- ส่งคำขอเบิกไปยังฝ่ายการเงิน: ส่งคำขอพร้อมเอกสารไปยังฝ่ายการเงินเพื่อทำการตรวจสอบ
- รอการอนุมัติ: ฝ่ายการเงินจะทำการตรวจสอบและแจ้งผลการอนุมัติ
ข้อแนะนำสำหรับการจัดทำเอกสารเบิกค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมและจัดงาน
การจัดเตรียมเอกสารเบิกค่าใช้จ่ายอย่างครบถ้วนและถูกต้องจะช่วยให้กระบวนการเบิกเงินเป็นไปอย่างราบรื่น และลดโอกาสการถูกปฏิเสธการเบิกค่าใช้จ่าย บทความนี้จะแนะนำแนวทางการจัดทำเอกสารสำหรับการเบิกค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมและการจัดงาน
1. การจัดทำใบเสร็จรับเงินและใบเสนอราคา
ใบเสร็จรับเงินและใบเสนอราคาถือเป็นเอกสารสำคัญในการยื่นเบิก ดังนั้นควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารเหล่านี้มีรายละเอียดครบถ้วน เช่น ชื่อบริษัท วันที่ และรายการค่าใช้จ่ายที่ชัดเจน
2. การจัดทำรายงานการฝึกอบรมหรือจัดงาน
ในบางกรณีองค์กรอาจกำหนดให้มีการจัดทำรายงานผลการฝึกอบรมหรือรายงานการจัดงานเพื่อเป็นหลักฐานประกอบการเบิกเงิน รายงานควรมีรายละเอียดเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ กิจกรรมที่จัด และประโยชน์ที่ได้รับจากการจัดงานนั้น ๆ
3. การจัดทำเอกสารรายจ่ายส่วนบุคคล
ในกรณีที่มีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นโดยบุคคล เช่น ค่าที่พักหรือค่าเดินทาง ควรจัดทำเอกสารรายจ่ายส่วนบุคคลอย่างชัดเจน และตรวจสอบให้ถูกต้อง
4. การเก็บรักษาเอกสารหลังการเบิก
ควรเก็บรักษาเอกสารการเบิกไว้เป็นหลักฐาน โดยเฉพาะในกรณีที่ต้องมีการตรวจสอบในภายหลัง
เครดิต : นางกมลพร ส่งสวัสดิ์
ตัวอย่างไฟล์เอกสาร
เป็นไฟล์ PDF
ขอแนะนำไฟล์ คู่มือการเบิกค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมและค่าใช้จ่ายในการจัดงาน
ดาวน์โหลดไฟล์เอกสารจากลิงก์ด้านล่างนี้ นะครับ
ดาวน์โหลดไฟล์เอกสาร คลิกที่นี่
ขอบคุณแหล่งที่มา : นางกมลพร ส่งสวัสดิ์