สวัสดีเพื่อนๆ สมาชิก สื่อฟรีออนไลน์ดอทคอม ทุกท่านนะครับ วันนี้พบกับ สื่อฟรีออนไลน์ดอทคอม เช่นเคยครับ วันนี้แอดมินมีไฟล์มาแนะนำให้เพื่อนๆ สมาชิกได้ดาวน์โหลดไปใช้งาน เป็นไฟล์ คู่มือการปฏิบัติงานด้านพัสดุของสถานศึกษา ซึ่งเพื่อนๆ สมาชิกสามารถดาวน์โหลดนำไปศึกษาและนำไปเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานด้านพัสดุของสถานศึกษา ตามบริบทของห้องเรียน ได้ครับ แอดมินขอแนะนำไฟล์ คู่มือการปฏิบัติงานด้านพัสดุของสถานศึกษา ตามรายละเอียดดังนี้ครับ
ดาวน์โหลดฟรี คู่มือการปฏิบัติงานด้านพัสดุของสถานศึกษา
คู่มือการปฏิบัติงานด้านพัสดุของสถานศึกษา สำหรับเจ้าหน้าที่และครูผู้รับผิดชอบ
การบริหารจัดการงานพัสดุในสถานศึกษาถือเป็นหัวใจสำคัญที่ส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพการจัดการศึกษาและการพัฒนาคุณภาพการเรียนการสอน ระบบพัสดุที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้สถานศึกษาสามารถจัดหาอุปกรณ์การเรียนการสอน วัสดุสำนักงาน และทรัพย์สินต่างๆ ได้อย่างทันท่วงทีและคุ้มค่า ซึ่งจะส่งผลให้กระบวนการจัดการเรียนการสอนดำเนินไปอย่างราบรื่น คู่มือฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานด้านพัสดุสำหรับเจ้าหน้าที่พัสดุ ครูผู้รับผิดชอบ และผู้บริหารสถานศึกษา โดยครอบคลุมทุกขั้นตอนตั้งแต่การวางแผน การจัดซื้อจัดจ้าง การเบิกจ่าย การควบคุม ไปจนถึงการตรวจสอบและการจำหน่ายพัสดุ
ความหมายและความสำคัญของงานพัสดุในสถานศึกษา
งานพัสดุในสถานศึกษาหมายถึงกระบวนการบริหารจัดการทรัพย์สินและวัสดุอุปกรณ์ทั้งหมดที่สถานศึกษาจัดหาเพื่อใช้ในการดำเนินงานด้านต่างๆ ตั้งแต่การวางแผนความต้องการ การจัดหา การรับ การเก็บรักษา การเบิกจ่าย การบำรุงรักษา จนกระทั่งถึงการจำหน่าย พัสดุในที่นี้รวมถึงครุภัณฑ์ต่างๆ เช่น โต๊ะ เก้าอี้ คอมพิวเตอร์ เครื่องปรับอากาศ รวมถึงวัสดุสิ้นเปลืองต่างๆ เช่น กระดาษ ดินสอ หมึกพิมพ์ และอุปกรณ์การเรียนการสอนทุกประเภท
ความสำคัญของงานพัสดุในสถานศึกษานั้นมีมากมายหลายประการ ประการแรกคือการช่วยให้การใช้งบประมาณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและคุ้มค่า เพราะการจัดการพัสดุที่ดีจะทำให้สามารถจัดหาสินค้าและบริการได้ในราคาที่เหมาะสมและมีคุณภาพตามมาตรฐาน ประการที่สองคือการสนับสนุนการจัดการเรียนการสอนให้ดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง เมื่อมีระบบพัสดุที่ดี ครูอาจารย์จะมีอุปกรณ์การสอนที่เพียงพอและพร้อมใช้งานอยู่เสมอ ประการที่สามคือการรักษาความโปร่งใสและตรวจสอบได้ ซึ่งเป็นหลักการสำคัญในการบริหารจัดการภาครัฐ และประการสุดท้ายคือการสร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้ปกครอง ชุมชน และหน่วยงานต้นสังกัดในการบริหารจัดการของสถานศึกษา
หลักการและกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับงานพัสดุสถานศึกษา
การดำเนินงานด้านพัสดุของสถานศึกษาต้องอยู่ภายใต้กรอบของกฎหมายและระเบียบที่เกี่ยวข้องอย่างเคร่งครัด กฎหมายหลักที่สำคัญที่สุดคือพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ซึ่งเป็นกฎหมายกลางที่ใช้บังคับกับหน่วยงานภาครัฐทั้งหมด รวมถึงสถานศึกษาในสังกัดของรัฐ กฎหมายฉบับนี้กำหนดหลักเกณฑ์และวิธีการในการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุให้มีความโปร่งใส เป็นธรรม มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล และสามารถตรวจสอบได้
นอกจากพระราชบัญญัติหลักแล้ว ยังมีระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ซึ่งเป็นระเบียบที่ออกโดยอาศัยอำนาจตามพระราชบัญญัติดังกล่าว เพื่อกำหนดรายละเอียดและวิธีปฏิบัติในการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างและบริหารพัสดุให้ชัดเจนยิ่งขึ้น ระเบียบนี้ครอบคลุมทั้งเรื่องวงเงินการจัดซื้อจัดจ้าง วิธีการจัดซื้อจัดจ้างแต่ละประเภท การแต่งตั้งคณะกรรมการต่างๆ การตรวจรับพัสดุ และการจำหน่ายพัสดุ
สถานศึกษายังต้องปฏิบัติตามระเบียบของหน่วยงานต้นสังกัดด้วย เช่น ระเบียบของสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน (สพฐ.) หรือระเบียบของสำนักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา (สอศ.) ที่อาจมีการกำหนดหลักเกณฑ์เพิ่มเติมหรือเฉพาะเจาะจงสำหรับสถานศึกษาในสังกัด หลักการสำคัญที่ต้องยึดถือในการทำงานด้านพัสดุประกอบด้วยหลักความคุ้มค่า หลักความโปร่งใส หลักความมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล หลักการตรวจสอบได้ และหลักความเสมอภาคและเป็นธรรม
การวางแผนและการจัดทำแผนพัสดุประจำปี
การวางแผนพัสดุเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญของกระบวนการบริหารจัดการพัสดุที่ดี การวางแผนที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้สถานศึกษาสามารถคาดการณ์ความต้องการและจัดสรรงบประมาณได้อย่างเหมาะสมตลอดปีงบประมาณ ขั้นตอนแรกของการวางแผนคือการสำรวจความต้องการพัสดุจากทุกหน่วยงานภายในสถานศึกษา โดยให้ครูและบุคลากรทุกคนมีส่วนร่วมในการระบุความต้องการพัสดุที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติงานในปีงบประมาณถัดไป
การสำรวจควรดำเนินการอย่างเป็นระบบโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐานที่ระบุรายละเอียดของพัสดุที่ต้องการ ได้แก่ ชื่อพัสดุ จำนวน คุณลักษณะเฉพาะ เหตุผลความจำเป็น และราคาโดยประมาณ แต่ละหน่วยงานควรจัดลำดับความสำคัญของความต้องการตามความจำเป็นเร่งด่วน เพื่อให้ผู้บริหารสามารถพิจารณาจัดสรรงบประมาณได้อย่างเหมาะสม นอกจากนี้ควรมีการทบทวนสภาพพัสดุที่มีอยู่เดิม เพื่อประเมินว่าพัสดุใดยังสามารถใช้งานต่อไปได้ พัสดุใดต้องซื้อทดแทน และพัสดุใดควรจำหน่ายออก
เมื่อรวบรวมข้อมูลความต้องการจากทุกหน่วยงานแล้ว เจ้าหน้าที่พัสดุจะต้องจัดทำร่างแผนการจัดหาพัสดุประจำปีโดยจัดกลุ่มพัสดุตามประเภทและลักษณะการใช้งาน เช่น ครุภัณฑ์การศึกษา วัสดุสำนักงาน วัสดุงานบ้านงานครัว วัสดุคอมพิวเตอร์ เป็นต้น จากนั้นประมาณการงบประมาณที่ต้องใช้โดยอิงจากราคาตลาดในปัจจุบัน โดยอาจสอบถามราคาจากร้านค้าหรือตรวจสอบจากระบบราคากลางของกรมบัญชีกลาง ร่างแผนที่จัดทำขึ้นต้องนำเสนอต่อคณะกรรมการสถานศึกษาขั้นพื้นฐานหรือคณะกรรมการบริหารสถานศึกษาเพื่อพิจารณาอนุมัติ
หลังจากได้รับการอนุมัติแล้ว แผนการจัดหาพัสดุจะกลายเป็นเอกสารอ้างอิงสำคัญในการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างตลอดปีงบประมาณ อย่างไรก็ตาม แผนพัสดุควรมีความยืดหยุ่นพอสมควร เพื่อรองรับสถานการณ์ที่อาจเปลี่ยนแปลงไป เช่น ความต้องการเร่งด่วนที่เกิดขึ้นกลางปี หรือการปรับเปลี่ยนนโยบายจากหน่วยงานต้นสังกัด การมีแผนพัสดุที่ดีจะช่วยให้สถานศึกษาสามารถบริหารจัดการงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดปัญหาการขาดแคลนพัสดุในช่วงเวลาวิกฤต และสามารถตอบสนองความต้องการของครูและนักเรียนได้อย่างทันท่วงทีตลอดปีการศึกษา
วิธีการจัดซื้อจัดจ้างตามระเบียบพัสดุภาครัฐ
การจัดซื้อจัดจ้างพัสดุของสถานศึกษาสามารถดำเนินการได้หลายวิธีตามที่กำหนดไว้ในระเบียบกระทรวงการคลัง วิธีการหลักที่ใช้กันแพร่หลายคือวิธีประกาศเชิญชวนทั่วไป ซึ่งเป็นวิธีที่ต้องใช้สำหรับการจัดซื้อจัดจ้างที่มีวงเงินเกินกว่าวงเงินวิธีคัดเลือกหรือวิธีเฉพาะเจาะจง โดยสถานศึกษาต้องประกาศเชิญชวนผู้ประกอบการทั่วไปให้เข้ายื่นข้อเสนอหรือเสนอราคา ประกาศดังกล่าวต้องระบุรายละเอียดของพัสดุหรืองานที่ต้องการจัดซื้อจัดจ้าง คุณสมบัติของผู้เสนอราคา เงื่อนไขการเสนอราคา กำหนดเวลาและสถานที่ยื่นข้อเสนอ รวมถึงหลักเกณฑ์การพิจารณาคัดเลือกข้อเสนอ
วิธีคัดเลือกเป็นวิธีที่ใช้กับการจัดซื้อจัดจ้างที่มีวงเงินตั้งแต่หนึ่งแสนบาทขึ้นไป แต่ไม่เกินห้าล้านบาท โดยสถานศึกษาจะดำเนินการคัดเลือกผู้ประกอบการที่มีคุณสมบัติเหมาะสมอย่างน้อยสามรายเพื่อเข้ามายื่นเสนอราคา การคัดเลือกผู้ประกอบการอาจดำเนินการโดยพิจารณาจากฐานข้อมูลผู้ประกอบการที่เคยทำงานกับสถานศึกษา หรือจากการสอบถามและคัดเลือกผู้ประกอบการใหม่ที่มีความน่าเชื่อถือ วิธีคัดเลือกช่วยให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างดำเนินไปได้เร็วกว่าวิธีประกาศเชิญชวนทั่วไป แต่ยังคงรักษาหลักการแข่งขันที่เป็นธรรมไว้ได้
วิธีเฉพาะเจาะจงเป็นวิธีที่มีความยืดหยุ่นสูงสุด โดยสถานศึกษาสามารถเจรจากับผู้ประกอบการรายใดรายหนึ่งโดยตรงโดยไม่ต้องมีการแข่งขันราคา วิธีนี้สามารถใช้ได้กับการจัดซื้อจัดจ้างที่มีวงเงินไม่เกินหนึ่งแสนบาท หรือในกรณีที่มีเหตุจำเป็นเร่งด่วนหรือเป็นพัสดุที่มีผู้ประกอบการรายเดียวที่สามารถผลิตหรือจำหน่ายได้ อย่างไรก็ตาม แม้จะเป็นวิธีเฉพาะเจาะจง สถานศึกษาก็ต้องมีการเปรียบเทียบราคาเพื่อให้มั่นใจว่าได้ราคาที่เหมาะสมและเป็นธรรม
นอกจากสามวิธีหลักดังกล่าวแล้ว ยังมีวิธีพิเศษอื่นๆ เช่น การจัดซื้อจัดจ้างโดยวิธีประมูลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ การสั่งซื้อหรือสั่งจ้างโดยวิธีตลาดอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบ e-market ของกรมบัญชีกลาง การจัดซื้อจัดจ้างโดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้มีแนวโน้มที่จะถูกใช้มากขึ้นเรื่อยๆ เพราะช่วยเพิ่มความสะดวกรวดเร็ว ลดขั้นตอนเอกสาร และเพิ่มความโปร่งใสในการจัดซื้อจัดจ้าง สถานศึกษาควรศึกษาและเตรียมความพร้อมในการใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้เพื่อให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีและนโยบายของภาครัฐ
การแต่งตั้งคณะกรรมการและบทบาทหน้าที่
ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างและบริหารพัสดุ ต้องมีการแต่งตั้งคณะกรรมการหลายชุดเพื่อทำหน้าที่ต่างๆ ตามที่กฎหมายกำหนด คณะกรรมการแต่ละชุดมีบทบาทหน้าที่ที่สำคัญและต้องปฏิบัติงานด้วยความซื่อสัตย์ สุจริต และเป็นอิสระ คณะกรรมการชุดแรกที่สำคัญคือคณะกรรมการกำหนดราคากลางและกำหนดร่างขอบเขตของงาน หรือคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุ ซึ่งมีหน้าที่ศึกษาข้อมูล รายละเอียด และวัตถุประสงค์ของการจัดหาพัสดุ เพื่อกำหนดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุที่ต้องการให้ชัดเจนและเหมาะสม รวมถึงการกำหนดราคากลางโดยอิงจากราคาตลาด ราคากลางของหน่วยงานราชการ หรือราคาอื่นที่เชื่อถือได้
คณะกรรมการจัดซื้อจัดจ้างเป็นคณะกรรมการที่มีหน้าที่ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างตามวิธีการที่กำหนด เช่น เป็นผู้รับและเปิดซองเอกสารการเสนอราคา ตรวจสอบคุณสมบัติของผู้เสนอราคา พิจารณาและเปรียบเทียบราคาที่เสนอ และเสนอผลการพิจารณาต่อหัวหน้าหน่วยงานเพื่อสั่งจ้าง คณะกรรมการนี้ต้องปฏิบัติหน้าที่ด้วยความโปร่งใสและเป็นธรรม ไม่ให้เกิดการเอื้อประโยชน์แก่ผู้เสนอราคารายใดรายหนึ่ง และต้องจัดทำรายงานการพิจารณาให้ชัดเจนถูกต้อง
คณะกรรมการตรวจรับพัสดุมีหน้าที่สำคัญในการตรวจรับพัสดุที่สถานศึกษาจัดซื้อหรือจัดจ้างเมื่อผู้ขายหรือผู้รับจ้างส่งมอบพัสดุหรืองาน คณะกรรมการต้องตรวจสอบว่าพัสดุหรืองานที่ส่งมอบมีคุณภาพ ปริมาณ และคุณลักษณะตรงตามที่ระบุไว้ในสัญญาหรือใบสั่งซื้อหรือไม่ หากพบว่าไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วน คณะกรรมการมีหน้าที่แจ้งให้ผู้ขายหรือผู้รับจ้างทำการแก้ไขหรือส่งมอบให้ครบถ้วน การตรวจรับที่เข้มงวดจะช่วยป้องกันไม่ให้สถานศึกษาได้รับพัสดุที่ไม่มีคุณภาพหรือไม่ตรงตามความต้องการ
คณะกรรมการซักถามข้อมูลหรือรายละเอียดเพิ่มเติมอาจถูกแต่งตั้งขึ้นในกรณีที่มีข้อสงสัยหรือต้องการความชัดเจนเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อเสนอของผู้เสนอราคา คณะกรรมการประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้ขายหรือผู้รับจ้างจะทำหน้าที่ประเมินผลการส่งมอบพัสดุหรืองานว่าเป็นไปตามเงื่อนไขและมาตรฐานที่กำหนดหรือไม่ ผลการประเมินนี้จะเป็นข้อมูลสำคัญในการพิจารณาว่าจะใช้บริการผู้ประกอบการรายนั้นต่อไปหรือไม่ในอนาคต การมีคณะกรรมการหลายชุดที่ทำหน้าที่แตกต่างกันนี้เป็นระบบ check and balance ที่ช่วยเพิ่มความโปร่งใสและลดโอกาสเกิดการทุจริตในการจัดซื้อจัดจ้างพัสดุ
การจัดทำเอกสารและการบันทึกข้อมูลพัสดุ
การจัดทำเอกสารและการบันทึกข้อมูลเป็นส่วนหนึ่งของระบบบริหารพัสดุที่มีความสำคัญยิ่ง เพราะเป็นหลักฐานในการตรวจสอบและติดตามการใช้พัสดุของสถานศึกษา เอกสารพัสดุที่สำคัญเริ่มต้นจากใบขอซื้อหรือใบขอจ้าง ซึ่งเป็นเอกสารที่หน่วยงานภายในสถานศึกษาจัดทำขึ้นเพื่อเสนอขอให้มีการจัดซื้อหรือจัดจ้างพัสดุ ใบขอซื้อหรือใบขอจ้างต้องระบุรายละเอียดของพัสดุหรืองาน เหตุผลความจำเป็น และได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจก่อนดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง
เมื่อมีการอนุมัติให้ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างแล้ว เจ้าหน้าที่พัสดุจะจัดทำเอกสารการจัดซื้อจัดจ้างตามวิธีการที่กำหนด เช่น หนังสือเชิญชวน หนังสือเชิญเสนอราคา ประกาศเชิญชวน หรือเอกสารประกวดราคา เอกสารเหล่านี้ต้องระบุรายละเอียดของพัสดุหรืองานให้ชัดเจน เงื่อนไขการเสนอราคา กำหนดเวลาส่งมอบ และเงื่อนไขการชำ
ตัวอย่างไฟล์ คู่มือการปฏิบัติงานด้านพัสดุของสถานศึกษา
