สวัสดีเพื่อนๆ สมาชิก สื่อฟรีออนไลน์ดอทคอม ทุกท่านนะครับ วันนี้พบกับ สื่อฟรีออนไลน์ดอทคอม เช่นเคยครับ วันนี้แอดมินมีไฟล์มาแนะนำให้เพื่อนๆ สมาชิกได้ดาวน์โหลดไปใช้งาน เป็นไฟล์ คู่มือการแก้ไขสัญญาในระบบ การจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์(e-GP) ซึ่งเพื่อนๆ สมาชิกสามารถดาวน์โหลดนำไปศึกษาและนำไปเป็นแนวทางในการปฏิบัติตาม คู่มือการแก้ไขสัญญาในระบบ การจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์(e-GP) สำหรับเจ้าหน้าที่พัสดุโรงเรียน และผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง ได้ครับ แอดมินขอแนะนำไฟล์ คู่มือการแก้ไขสัญญาในระบบ การจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์(e-GP) ตามรายละเอียดดังนี้ครับ

ดาวน์โหลด คู่มือการแก้ไขสัญญาในระบบ การจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์(e-GP) โดย กองระบบการจัดซื้อจัดจ้างภาคและราคากลาง กรมบัญชีกลาง

เจาะลึกทุกขั้นตอนการแก้ไขสัญญาในระบบ e-GP อย่างมืออาชีพ หมดปัญหาทำผิดพลาด

การบริหารสัญญาในระบบการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐด้วยอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-GP ถือเป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินงานให้เป็นไปอย่างโปร่งใสและมีประสิทธิภาพ แต่ในทางปฏิบัติแล้ว การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ไม่ว่าจะเป็นการขยายระยะเวลา การปรับเปลี่ยนรายละเอียดเนื้องาน หรือการแก้ไขในสาระสำคัญอื่นๆ ที่เกิดขึ้นภายหลังจากที่ได้ลงนามในสัญญาไปแล้ว กระบวนการ “แก้ไขสัญญา” ในระบบ e-GP จึงกลายเป็นภารกิจที่ทั้งเจ้าหน้าที่พัสดุของหน่วยงานรัฐและคู่สัญญาฝ่ายเอกชนต้องทำความเข้าใจอย่างลึกซึ้ง เพื่อให้ทุกขั้นตอนถูกต้องตามระเบียบ ลดความเสี่ยง และไม่ก่อให้เกิดปัญหาในภายหลัง

บทความนี้จึงเปรียบเสมือนคู่มือฉบับสมบูรณ์ ที่จะนำพาทุกท่านไปเจาะลึกกระบวนการแก้ไขสัญญาในระบบ e-GP ทีละขั้นตอน ตั้งแต่การเตรียมการก่อนเข้าระบบ การดำเนินการในแต่ละหน้าจอ ไปจนถึงข้อควรระวังและเคล็ดลับต่างๆ ที่จะช่วยให้การทำงานของคุณราบรื่นและเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น

การเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มต้นแก้ไขสัญญาในระบบ e-GP

ก่อนที่คุณจะล็อกอินเข้าระบบ e-GP เพื่อเริ่มต้นกระบวนการแก้ไขสัญญา การเตรียมความพร้อมด้านเอกสารและข้อมูลถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด เพราะหากเตรียมการไม่ดีพอ อาจทำให้กระบวนการหยุดชะงักหรือเกิดข้อผิดพลาดร้ายแรงได้ การเตรียมการที่ดีเปรียบเสมือนการติดกระดุมเม็ดแรกให้ถูกต้อง

ทำความเข้าใจสาระสำคัญและเหตุผลความจำเป็น

ก่อนอื่นต้องตอบคำถามให้ได้ว่า “ทำไมต้องแก้ไขสัญญา” การแก้ไขสัญญาจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อมีเหตุผลความจำเป็นที่สมควรและไม่เป็นการเอื้อประโยชน์ให้กับฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง โดยทั่วไปแล้ว สาเหตุหลักๆ ที่นำไปสู่การแก้ไขสัญญา ได้แก่

  • การแก้ไขที่เป็นไปตามความจำเป็นทางเทคนิค : เช่น การเปลี่ยนแปลงวัสดุหรือรูปแบบบางประการเพื่อให้งานมีคุณภาพดียิ่งขึ้น โดยไม่ทำให้คุณสมบัติด้อยลงและไม่เพิ่มวงเงิน
  • การเปลี่ยนแปลงที่เกิดจากเหตุสุดวิสัย : เช่น ภัยธรรมชาติ สถานการณ์ไม่คาดฝันที่ทำให้ไม่สามารถดำเนินงานตามกำหนดเวลาเดิมได้
  • การขยายระยะเวลาดำเนินการ : อาจเกิดจากความล่าช้าของหน่วยงานรัฐเอง หรือปัจจัยภายนอกที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคู่สัญญา
  • การแก้ไขรายละเอียดเล็กน้อย : เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปอย่างถูกต้องและชัดเจนยิ่งขึ้น

รวบรวมเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

ระบบ e-GP เป็นเพียงเครื่องมือในการบันทึกและอนุมัติ แต่หัวใจสำคัญคือเอกสารหลักฐานที่จับต้องได้ซึ่งเป็นที่มาของการแก้ไขนั้นๆ คุณต้องรวบรวมเอกสารเหล่านี้ให้ครบถ้วนและจัดเก็บในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล (แนะนำเป็น PDF) เพื่อเตรียมอัปโหลดเข้าระบบ เอกสารที่จำเป็นอย่างยิ่ง ได้แก่

  • หนังสือจากคู่สัญญา : เอกสารที่คู่สัญญา (ผู้รับจ้าง/ผู้ขาย) ทำหนังสืออย่างเป็นทางการมายังหน่วยงาน เพื่อขอแก้ไขสัญญา โดยระบุเหตุผลและรายละเอียดที่ต้องการแก้ไขอย่างชัดเจน
  • บันทึกรายงานการประชุม : ในกรณีที่เป็นโครงการใหญ่ อาจต้องมีการประชุมร่วมกันระหว่างคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ ผู้ควบคุมงาน และคู่สัญญา เพื่อพิจารณาเหตุผลความจำเป็นในการแก้ไขสัญญา รายงานการประชุมนี้คือหลักฐานชิ้นสำคัญที่แสดงให้เห็นถึงกระบวนการพิจารณาอย่างรอบคอบ
  • หนังสืออนุมัติจากผู้มีอำนาจ : เอกสารภายในของหน่วยงานรัฐ ที่หัวหน้าหน่วยงานหรือผู้ที่ได้รับมอบอำนาจ ได้พิจารณาและ “อนุมัติ” ในหลักการให้แก้ไขสัญญาได้ตามที่เสนอ เอกสารฉบับนี้เป็นเอกสารสำคัญที่สุดที่จะต้องอ้างอิงในระบบ
  • เอกสารเปรียบเทียบ (ถ้ามี) : ตารางเปรียบเทียบรายละเอียดของสัญญาเดิมกับสัญญาใหม่ที่จะแก้ไข เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนว่ามีการเปลี่ยนแปลงในส่วนใดบ้าง
  • ร่างสัญญาแก้ไข (ฉบับร่าง) : ร่างสัญญาแก้ไขที่ผ่านการตรวจสอบจากฝ่ายนิติกรหรือผู้ที่เกี่ยวข้องแล้ว เพื่อให้มั่นใจว่าถ้อยคำและเงื่อนไขถูกต้องตามหลักกฎหมายและระเบียบ

ตรวจสอบสิทธิ์และบทบาทผู้ใช้งานในระบบ

ไม่ใช่ทุกคนที่จะสามารถเข้าไปแก้ไขสัญญาในระบบ e-GP ได้ ต้องมั่นใจว่าผู้ที่จะดำเนินการนั้น ได้รับมอบหมายบทบาท (Role) ที่ถูกต้องในระบบ ซึ่งโดยทั่วไปคือ “เจ้าหน้าที่พัสดุ” หรือบทบาทอื่นที่มีสิทธิ์ในการเข้าถึงเมนูการบริหารสัญญา หากไม่มีสิทธิ์ดังกล่าว จะไม่สามารถมองเห็นเมนูหรือปุ่มสำหรับดำเนินการได้เลย

คู่มือปฏิบัติการทีละขั้นตอนในระบบ e-GP

เมื่อเตรียมเอกสารทุกอย่างพร้อมแล้ว ก็ถึงเวลาเข้าสู่กระบวนการในระบบ e-GP ซึ่งต้องใช้ความละเอียดรอบคอบในทุกขั้นตอน ขอแนะนำให้เปิดเอกสารที่เตรียมไว้ข้างๆ เพื่อใช้อ้างอิงข้อมูลขณะดำเนินการ

ขั้นตอนที่ 1 : การเข้าสู่ระบบและค้นหาสัญญา

เริ่มต้นจากการเข้าสู่เว็บไซต์ของระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ (e-GP) และล็อกอินเข้าระบบด้วยบัญชีผู้ใช้งานของคุณ (Username/Password)

เมื่อเข้าสู่ระบบสำเร็จ ให้มองหาเมนูที่เกี่ยวข้องกับ “การบริหารสัญญา” หรือ “ข้อมูลสัญญา” ซึ่งอาจแตกต่างกันไปบ้างในแต่ละเวอร์ชันของระบบ

จากนั้น ให้ใช้เงื่อนไขการค้นหาเพื่อค้นหาสัญญาที่ต้องการแก้ไข วิธีที่แม่นยำที่สุดคือการใช้ “เลขที่โครงการ” หรือ “เลขที่สัญญา” เมื่อพบสัญญาที่ต้องการแล้ว ให้คลิกเข้าไปยังหน้ารายละเอียดของสัญญานั้นๆ

ขั้นตอนที่ 2 : การเริ่มต้นกระบวนการแก้ไขสัญญา

ในหน้ารายละเอียดสัญญา ให้มองหาปุ่มหรือเมนูที่ระบุว่า “จัดทำร่างแก้ไขสัญญา” หรือข้อความอื่นที่มีความหมายใกล้เคียงกัน เมื่อคลิกที่ปุ่มนี้ ระบบจะนำคุณเข้าสู่หน้าจอสำหรับบันทึกข้อมูลการแก้ไขสัญญา

ในขั้นตอนนี้ ระบบจะแสดงข้อมูลหลักของสัญญาเดิมขึ้นมาเพื่อให้คุณตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง เช่น ชื่อโครงการ ชื่อคู่สัญญา วงเงิน และระยะเวลาสัญญาเดิม

ขั้นตอนที่ 3 : การบันทึกรายละเอียดการแก้ไขสัญญา

หน้านี้คือหัวใจของการทำงาน ซึ่งต้องกรอกข้อมูลอย่างละเอียดและถูกต้องตรงตามเอกสารหลักฐานที่เตรียมมา โดยทั่วไปจะประกอบด้วยส่วนสำคัญต่างๆ ดังนี้

  • การอ้างอิงเอกสารอนุมัติ : ช่องสำหรับกรอก “เลขที่หนังสืออนุมัติ” และ “วันที่อนุมัติ” ที่ให้แก้ไขสัญญาได้ ให้นำข้อมูลมาจาก “หนังสืออนุมัติจากผู้มีอำนาจ” ที่คุณเตรียมไว้ ข้อมูลส่วนนี้สำคัญมากสำหรับการตรวจสอบย้อนหลัง
  • ระบุประเภทการแก้ไข : ระบบมักจะมีตัวเลือกให้ระบุว่าการแก้ไขครั้งนี้เป็นการแก้ไขในเรื่องใด เช่น
    • แก้ไขเรื่องระยะเวลา (การขยายเวลา หรือลดระยะเวลา)
    • แก้ไขเรื่องวงเงิน (การเพิ่มเงิน หรือลดเงิน)
    • แก้ไขรายละเอียดอื่นๆ (เช่น แก้ไขเนื้องาน คุณลักษณะเฉพาะ)คุณต้องเลือกให้ตรงกับข้อเท็จจริง
  • บันทึกเหตุผลความจำเป็น : ช่องข้อความสำหรับสรุปเหตุผลที่ต้องมีการแก้ไขสัญญา ให้นำใจความสำคัญจากหนังสือขอแก้ไขและรายงานการประชุมมาสรุปและพิมพ์ลงไปอย่างชัดเจน ควรเขียนให้กระชับและครอบคลุมสาระสำคัญทั้งหมด
  • ระบุสาระสำคัญที่แก้ไข : นี่คือส่วนที่ต้องให้รายละเอียดมากที่สุด โดยระบุให้ชัดเจนว่า “ของเดิม” เป็นอย่างไร และ “ของใหม่” ที่แก้ไขเป็นอย่างไร เช่น
    • กรณีขยายเวลา : “สัญญาเดิมสิ้นสุดวันที่ 31 สิงหาคม 2568 แก้ไขเป็น สิ้นสุดวันที่ 30 กันยายน 2568 รวมระยะเวลาที่ขยายออกไป 30 วัน”
    • กรณีแก้ไขคุณลักษณะ : “สัญญาเดิมระบุวัสดุ A แก้ไขเป็น วัสดุ B ซึ่งมีคุณสมบัติเทียบเท่าหรือดีกว่า ตามรายละเอียดแนบท้ายสัญญาแก้ไขฉบับที่ 1”
    • กรณีแก้ไขวงเงิน : “สัญญาเดิมวงเงิน 1,000,000 บาท แก้ไขเป็น วงเงิน 1,100,000 บาท โดยเพิ่มขึ้น 100,000 บาท ตามปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นในรายการที่…”

ขั้นตอนที่ 4 : การแนบไฟล์เอกสารประกอบ

หลังจากกรอกรายละเอียดครบถ้วนแล้ว ระบบจะมีส่วนให้คุณอัปโหลดไฟล์เอกสารประกอบ ซึ่งก็คือไฟล์ทั้งหมดที่คุณได้เตรียมไว้ในภาคที่ 1 นั่นเอง

  • อัปโหลดไฟล์หนังสือขอแก้ไขจากคู่สัญญา
  • อัปโหลดไฟล์รายงานการประชุม (ถ้ามี)
  • อัปโหลดไฟล์หนังสืออนุมัติให้แก้ไขจากผู้มีอำนาจ (สำคัญที่สุด)
  • อัปโหลดไฟล์ร่างสัญญาแก้ไข

ข้อควรระวัง : ควรตั้งชื่อไฟล์ให้สื่อความหมายชัดเจน เช่น “หนังสืออนุมัติแก้ไขสัญญา_เลขที่ XX.pdf” เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบของผู้อนุมัติและสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินในอนาคต

ขั้นตอนที่ 5 : การบันทึกร่าง ตรวจสอบ และเสนออนุมัติ

เมื่อกรอกข้อมูลและแนบไฟล์ครบถ้วนแล้ว ให้กดปุ่ม “บันทึกร่าง” ก่อนเสมอ เพื่อบันทึกข้อมูลที่ทำไว้ทั้งหมดเข้าระบบ จากนั้นให้อ่านทบทวนข้อมูลที่กรอกไปทั้งหมดอีกครั้งอย่างละเอียดถี่ถ้วน เปรียบเทียบกับเอกสารต้นฉบับว่าถูกต้องทุกตัวอักษรหรือไม่ โดยเฉพาะตัวเลขวันที่และจำนวนเงิน

เมื่อมั่นใจว่าทุกอย่างถูกต้องสมบูรณ์แล้ว ให้กดปุ่ม “เสนอเรื่องเพื่อขออนุมัติ” หรือ “เสนออนุมัติ” ระบบจะส่งเรื่องต่อไปยังผู้มีอำนาจอนุมัติในลำดับถัดไปตามสายงานที่ตั้งค่าไว้ในระบบ

กระบวนการหลังการเสนออนุมัติและข้อควรปฏิบัติ

หลังจากที่คุณได้ทำหน้าที่ในส่วนของเจ้าหน้าที่พัสดุและเสนอเรื่องเข้าระบบไปแล้ว กระบวนการยังไม่สิ้นสุด ยังมีขั้นตอนที่ต้องติดตามและดำเนินการต่อ

การติดตามสถานะการอนุมัติ

คุณควรตรวจสอบสถานะของรายการแก้ไขสัญญาในระบบเป็นระยะๆ ว่าอยู่ในขั้นตอนใดแล้ว อยู่ที่ผู้อนุมัติท่านใด หรือมีข้อคิดเห็นให้กลับไปแก้ไขหรือไม่ หากเรื่องค้างอยู่ที่ผู้ใดนานเกินไป ควรมีการประสานงานเพื่อสอบถามและติดตามเรื่อง เพื่อให้กระบวนการอนุมัติสำเร็จลุล่วงตามกำหนดเวลา

เมื่อได้รับการอนุมัติในระบบ

หลังจากที่ผู้มีอำนาจได้กด “อนุมัติ” รายการแก้ไขสัญญาในระบบ e-GP แล้ว สถานะของรายการจะเปลี่ยนเป็น “อนุมัติแล้ว” ถือว่าการแก้ไขในระบบอิเล็กทรอนิกส์เสร็จสมบูรณ์ในระดับหนึ่ง

การจัดทำสัญญาแก้ไขฉบับจริง

ขั้นตอนต่อไปคือการนำ “ร่างสัญญาแก้ไข” ที่ได้แนบไว้ในระบบ มาจัดพิมพ์ลงบนกระดาษอย่างเป็นทางการ เพื่อให้ผู้มีอำนาจของทั้งสองฝ่าย (หน่วยงานรัฐและคู่สัญญา) ลงนามพร้อมประทับตราบริษัท (ถ้ามี) สัญญาแก้ไขฉบับจริงที่มีการลงนามนี้ ถือเป็นเอกสารทางกฎหมายที่สมบูรณ์

การประกาศผลในระบบ e-GP และการแจ้งเวียน

เมื่อสัญญาแก้ไขฉบับจริงได้ลงนามเรียบร้อยแล้ว ให้กลับเข้าระบบ e-GP อีกครั้งเพื่อดำเนินการในขั้นตอนสุดท้าย คือการ “ประกาศผลการแก้ไขสัญญา” โดยระบบอาจจะให้กรอกเลขที่สัญญาแก้ไขและวันที่ลงนามในสัญญา และแนบไฟล์สัญญาฉบับที่ลงนามแล้วเข้าระบบอีกครั้ง เพื่อเป็นการเผยแพร่ข้อมูลสู่สาธารณะตามระเบียบ

หลังจากนั้น ต้องทำสำเนาสัญญาแก้ไขที่ลงนามแล้ว แจ้งเวียนไปยังทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เช่น คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ ฝ่ายการเงินและบัญชี และผู้ควบคุมงาน เพื่อให้ทุกฝ่ายรับทราบและยึดถือเงื่อนไขใหม่ตามสัญญาที่แก้ไข

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและเคล็ดลับเพื่อการทำงานอย่างราบรื่น

จากประสบการณ์ของผู้ที่ทำงานด้านนี้ มีข้อผิดพลาดบางอย่างที่มักเกิดขึ้นบ่อยครั้ง ซึ่งเราสามารถเรียนรู้และป้องกันได้

  • อ้างอิงเลขที่/วันที่อนุมัติผิด : เป็นข้อผิดพลาดง่ายๆ แต่ส่งผลร้ายแรง เพราะทำให้การอ้างอิงหลักฐานคลาดเคลื่อน ควรตรวจสอบซ้ำสองทุกครั้งก่อนเสนออนุมัติ
  • แนบไฟล์เอกสารผิดฉบับ : เช่น แนบไฟล์ร่างสัญญาฉบับที่ยังไม่ได้ตรวจทาน หรือแนบหนังสืออนุมัติของโครงการอื่น ควรสร้างโฟลเดอร์สำหรับแต่ละโครงการให้ชัดเจนเพื่อป้องกันความสับสน
  • คำนวณระยะเวลาหรือจำนวนเงินผิดพลาด : การนับวันสิ้นสุดสัญญาใหม่ หรือการคำนวณวงเงินที่เปลี่ยนแปลง ต้องใช้ความรอบคอบอย่างสูง ควรมีผู้ช่วยตรวจสอบอีกครั้ง
  • ลืมประกาศผลในระบบ : หลายคนคิดว่าเมื่อผู้บริหารอนุมัติในระบบแล้วถือว่าจบกระบวนการ แต่การประกาศผลเพื่อให้ข้อมูลเป็นสาธารณะก็เป็นขั้นตอนที่สำคัญตามระเบียบเช่นกัน

เคล็ดลับเพิ่มเติม

  • บันทึกร่างบ่อยๆ : ขณะกำลังกรอกข้อมูลในระบบ หากต้องใช้เวลานาน ควรกด “บันทึกร่าง” เป็นระยะ เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหายหากเกิดปัญหาอินเทอร์เน็ตหลุดหรือระบบขัดข้อง
  • สื่อสารกับคู่สัญญาอย่างต่อเนื่อง : แจ้งความคืบหน้าให้คู่สัญญาทราบเป็นระยะๆ เพื่อให้เกิดความเข้าใจและเตรียมพร้อมสำหรับการลงนามในสัญญาแก้ไข
  • ปรึกษาฝ่ายนิติกร : หากการแก้ไขมีความซับซ้อนทางกฎหมาย ควรปรึกษานักกฎหมายหรือนิติกรของหน่วยงานก่อนดำเนินการเสมอ

การแก้ไขสัญญาในระบบ e-GP แม้จะมีหลายขั้นตอนและต้องใช้ความละเอียดรอบคอบ แต่ก็ไม่ใช่เรื่องที่ยากเกินความสามารถ หากเรามีความเข้าใจในหลักการ เตรียมเอกสารอย่างครบถ้วน และปฏิบัติตามขั้นตอนในระบบอย่างเคร่งครัด กระบวนการทั้งหมดก็จะสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี ส่งผลให้การบริหารสัญญาภาครัฐเป็นไปอย่างถูกต้อง โปร่งใส และตรวจสอบได้ตามเจตนารมณ์ของการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐยุคใหม่

ตัวอย่างไฟล์ คู่มือการแก้ไขสัญญาในระบบ การจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์(e-GP)


เอกสารเป็นไฟล์ PDF

ดาวน์โหลดไฟล์เอกสารจากลิงก์ด้านล่างนี้ นะครับ

ขอบคุณแหล่งที่มา : กองระบบการจัดซื้อจัดจ้างภาคและราคากลาง กรมบัญชีกลาง

By admin

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องข้อมูลจำเป็นถูกทำเครื่องหมาย *

ห้ามพลาด