สวัสดีเพื่อนๆ สมาชิก สื่อฟรีออนไลน์ดอทคอม ทุกท่านนะครับ วันนี้พบกับ สื่อฟรีออนไลน์ดอทคอม เช่นเคยครับ วันนี้แอดมินมีไฟล์มาแนะนำให้เพื่อนๆ สมาชิกได้ดาวน์โหลดไปใช้งาน เป็นไฟล์ เอกสารพัสดุมือใหม่ต้องใช้ ซึ่งเพื่อนๆ สมาชิกสามารถดาวน์โหลดนำไปศึกษาและนำไปเป็นแนวทางในการดำเนินการเกี่ยวกับพัสดุ สำหรับเจ้าหน้าที่พัสดุโรงเรียน และผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง ได้ครับ แอดมินขอแนะนำไฟล์ เอกสารพัสดุมือใหม่ต้องใช้ ตามรายละเอียดดังนี้ครับ
ดาวน์โหลดฟรี พัสดุมือใหม่ต้องใช้ โดย พัสดุง่ายๆ by “ครูคณิต”
สำหรับเจ้าหน้าที่พัสดุโรงเรียนมือใหม่ เส้นทางสู่ความสำเร็จในการบริหารจัดการพัสดุการศึกษา
การเป็นเจ้าหน้าที่พัสดุของโรงเรียนถือเป็นหน้าที่ที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินงานของสถานศึกษา เพราะเป็นผู้ที่ต้องรับผิดชอบในการจัดหาและบริหารจัดการทรัพยากรต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับการจัดการเรียนการสอน การบริหารจัดการพัสดุที่มีประสิทธิภาพจะส่งผลโดยตรงต่อคุณภาพการศึกษาและความสำเร็จของนักเรียน สำหรับผู้ที่เพิ่งเข้ามาดำรงตำแหน่งนี้ การเข้าใจบทบาทหน้าที่และกระบวนการทำงานอย่างถูกต้องจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง
ความท้าทายหลักที่เจ้าหน้าที่พัสดุมือใหม่มักจะพบคือการปรับตัวเข้ากับระบบราชการและกฎระเบียบที่ซับซ้อน การทำความเข้าใจกับกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อจัดจ้าง การบริหารงบประมาณ และการดูแลรักษาทรัพย์สินของราชการ นอกจากนี้ยังต้องสามารถประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกโรงเรียน เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นและเป็นไปตามกฎหมาย
ความสำคัญของตำแหน่งเจ้าหน้าที่พัสดุในโรงเรียน
เจ้าหน้าที่พัสดุของโรงเรียนมีบทบาทสำคัญในการเป็นตัวกลางระหว่างความต้องการของครูและนักเรียนกับการจัดหาทรัพยากรที่จำเป็น ตำแหน่งนี้ต้องการความรู้ความเข้าใจในหลายด้าน ทั้งเรื่องกฎหมาย การเงินการคลัง และการบริหารจัดการ การทำหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้โรงเรียนสามารถใช้งบประมาณอย่างคุ้มค่าและเกิดประโยชน์สูงสุด
ความสำคัญของตำแหน่งนี้สามารถมองได้จากหลายมุมมอง เริ่มตั้งแต่การสนับสนุนกิจกรรมการเรียนการสอนโดยการจัดหาวัสดุอุปกรณ์ที่เหมาะสมและเพียงพอ การดูแลสภาพแวดล้อมการเรียนรู้ให้อยู่ในสภาพที่เอื้อต่อการศึกษา การบริหารจัดการงบประมาณให้เกิดความโปร่งใสและตรวจสอบได้ ตลอดจนการสร้างความมั่นใจให้กับผู้ปกครองและชุมชนในการใช้จ่ายเงินของรัฐ
การปฏิบัติหน้าที่ของเจ้าหน้าที่พัสดุยังส่งผลกระทบต่อการพัฒนาองค์กรและการสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่ดี เมื่อมีการจัดการพัสดุที่มีระบบและมีประสิทธิภาพ จะช่วยลดปัญหาข้อร้องเรียนและข้อขัดแย้งภายในองค์กร สร้างความไว้วางใจจากเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชา และที่สำคัญคือจะเป็นการสร้างประสบการณ์การทำงานที่ดีสำหรับตนเอง
กฎหมายและข้อบังคับพื้นฐานที่ต้องทราบ
การทำความเข้าใจกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับงานพัสดุเป็นรากฐานสำคัญที่เจ้าหน้าที่มือใหม่ต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง กฎหมายหลักที่ควรศึกษาได้แก่ พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 และกฎกระทรวงที่ออกมาใช้บังคับ กฎหมายเหล่านี้กำหนดกรอบและแนวทางในการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างให้เป็นไปอย่างโปร่งใสและเป็นธรรม
ระเบียบกระทรวงศึกษาธิการว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุของหน่วยงานในสังกัด เป็นอีกเอกสารสำคัญที่กำหนดรายละเอียดการปฏิบัติงานเฉพาะสำหรับหน่วยงานทางการศึกษา ระเบียบนี้ครอบคลุมตั้งแต่การวางแผนการจัดซื้อจัดจ้าง การกำหนดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุ การประกาศเชิญชวน การพิจารณาผลการเสนอราคา ไปจนถึงการตรวจรับและการจ่ายเงิน
ข้อบังคับและคำสั่งของโรงเรียนหรือสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา ก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน เนื่องจากเป็นการกำหนดรายละเอียดการปฏิบัติงานที่เฉพาะเจาะจงสำหรับแต่ละพื้นที่ อาจมีการปรับปรุงหรือเพิ่มเติมข้อกำหนดให้เหมาะสมกับสถานการณ์และบริบทของท้องถิ่น การติดตามและศึกษาข้อบังคับเหล่านี้อย่างสม่ำเสมอจึงเป็นสิ่งจำเป็น
นอกจากกฎหมายหลักแล้ว ยังมีหนังสือเวียนและประกาศต่างๆ ที่ออกมาเป็นระยะเพื่อชี้แจงหรือแก้ไขปัญหาในการปฏิบัติงาน การติดตามข้อมูลข่าวสารเหล่านี้ผ่านเว็บไซต์ราชการและช่องทางการสื่อสารของหน่วยงานต้นสังกัด จะช่วยให้การปฏิบัติงานเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่ถูกต้องและทันสมัย
ระบบการจัดซื้อจัดจ้างในโรงเรียน
ระบบการจัดซื้อจัดจ้างในโรงเรียนเริ่มต้นจากกระบวนการวางแผนและจัดทำแผนการจัดซื้อจัดจ้าง การวางแผนที่ดีต้องอิงจากความต้องการที่แท้จริงของโรงเรียน โดยพิจารณาจากแผนการจัดการเรียนการสอน แผนพัฒนาโรงเรียน และงบประมาณที่ได้รับจัดสรร การประชุมหารือกับครูและบุคลากรเพื่อรวบรวมความต้องการและจัดลำดับความสำคัญเป็นขั้นตอนที่จำเป็น
กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างแบ่งออกเป็นหลายวิธีตามมูลค่าและลักษณะของพัสดุ การจัดซื้อจัดจ้างโดยวิธีตกลงราคาเหมาะสำหรับพัสดุที่มีมูลค่าไม่เกินวงเงินที่กำหนด การจัดซื้อจัดจ้างโดยวิธีสืบราคาจากตลาดสำหรับพัสดุที่มีการซื้อขายทั่วไปในท้องตลาด การจัดซื้อจัดจ้างโดยวิธีประกาศเชิญชวนทั่วไปสำหรับพัสดุที่มีมูลค่าสูงหรือมีลักษณะพิเศษ
การดำเนินการในแต่ละขั้นตอนต้องมีการบันทึกเอกสารหลักฐานอย่างครบถ้วนและถูกต้อง เริ่มตั้งแต่การขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง การกำหนดคุณลักษณะเฉพาะหรือร่างขอบเขตของงาน การดำเนินการตามวิธีการจัดซื้อจัดจ้างที่กำหนด การตรวจสอบคุณสมบัติของผู้เสนอราคา การเปิดซองและพิจารณาผลการเสนอราคา การตรวจรับพัสดุหรืองานจ้าง และการเบิกจ่ายเงิน
ความโปร่งใสและความสามารถในการตรวจสอบได้เป็นหลักการสำคัญที่ต้องยึดถือตลอดกระบวนการ การจัดเก็บเอกสารหลักฐานอย่างเป็นระบบ การประกาศข้อมูลตามที่กฎหมายกำหนด และการเปิดโอกาสให้ผู้สนใจตรวจสอบได้ จะช่วยสร้างความเชื่อมั่นและลดความเสี่ยงในการถูกตรวจสอบจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
การจัดทำแผนการจัดซื้อจัดจ้างประจำปี
การจัดทำแผนการจัดซื้อจัดจ้างประจำปีเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารจัดการพัสดุอย่างมีระบบ แผนที่ดีจะช่วยให้สามารถคาดการณ์และเตรียมความพร้อมสำหรับการจัดหาพัสดุต่างๆ ได้อย่างเหมาะสม ลดปัญหาการขาดแคลนหรือเกิดความล่าช้า และสามารถใช้งบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนการจัดทำแผนเริ่มต้นจากการสำรวจความต้องการของแต่ละหน่วยงานภายในโรงเรียน ครูแต่ละกลุ่มสาระการเรียนรู้จะมีความต้องการวัสดุอุปกรณ์การเรียนการสอนที่แตกต่างกัน ฝ่ายอำนวยการต้องการวัสดุสำนักงานและอุปกรณ์สำหรับการบริหาร ส่วนงานซ่อมบำรุงต้องการวัสดุและอุปกรณ์สำหรับการดูแลรักษาสิ่งก่อสร้างและสาธารณูปโภค
การจัดประชุมหารือเพื่อรวบรวมความต้องการและจัดลำดับความสำคัญเป็นขั้นตอนที่มีความจำเป็น ควรใช้แบบฟอร์มมาตรฐานในการเก็บข้อมูล ระบุรายละเอียดของพัสดุที่ต้องการ ปริมาณ คุณลักษณะเฉพาะ ช่วงเวลาที่ต้องการใช้ และงบประมาณโดยประมาณ การมีข้อมูลที่ครบถ้วนจะช่วยให้การวางแผนมีความแม่นยำมากขึ้น
การพิจารณางบประมาณที่ได้รับจัดสรรและการกระจายงบประมาณให้เหมาะสมกับความต้องการเป็นขั้นตอนที่ต้องใช้ความรอบคอบ ควรสำรองงบประมาณสำหรับเหตุการณ์ฉุกเฉินหรือความต้องการที่เกิดขึ้นกะทันหัน การติดตามราคาตลาดและแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงของราคาพัสดุต่างๆ จะช่วยให้การประมาณการงบประมาณมีความถูกต้องมากขึ้น
การกำหนดกรอบเวลาการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างแต่ละรายการต้องคำนึงถึงความซับซ้อนของกระบวนการและระยะเวลาที่ใช้ในการดำเนินการตามกฎหมาย การจัดซื้อพัสดุที่ใช้เวลานานในการผลิตหรือนำเข้าต้องเริ่มดำเนินการล่วงหน้า การติดตามและปรับปรุงแผนอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์จริงเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้แผนมีประสิทธิภาพ
การบริหารคลังพัสดุและการเก็บรักษา
การบริหารคลังพัสดุเป็นอีกหน้าที่สำคัญที่เจ้าหน้าที่พัสดุต้องให้ความใส่ใจ การจัดระบบคลังที่ดีจะช่วยให้สามารถควบคุมสินค้าคงคลัง ป้องกันการสูญหายหรือเสียหาย และสามารถจ่ายพัสดุให้กับผู้ใช้ได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง
การจัดวางพัสดุในคลังควรแบ่งประเภทตามลักษณะการใช้งาน วัสดุการเรียนการสอน วัสดุสำนักงาน วัสดุงานบ้านงานครัว วัสดุซ่อมบำรุง และวัสดุอื่นๆ ควรแยกเก็บตามประเภท การติดป้ายชื่อและรหัสสินค้าจะช่วยให้การค้นหาและการนับสต็อกเป็นไปได้อย่างสะดวก การจัดทำแผนผังคลังแสดงตำแหน่งการเก็บพัสดุแต่ละประเภทจะช่วยให้ผู้ที่มาขอใช้บริการสามารถหาพัสดุได้ง่าย
ระบบการรับเข้าและจ่ายออกต้องมีการบันทึกอย่างเป็นระบบ การใช้บัตรสต็อกหรือระบบคอมพิวเตอร์ในการบันทึกการเคลื่อนไหวของพัสดุจะช่วยให้สามารถควบคุมปริมาณสินค้าคงเหลือได้อย่างแม่นยำ การตรวจสอบสต็อกสินค้าอย่างสม่ำเสมอจะช่วยป้องกันปัญหาการนับไม่ตรงกันระหว่างเอกสารกับของจริง
เงื่อนไขการเก็บรักษาพัสดุแต่ละประเภทมีความแตกต่างกัน พัสดุบางประเภทต้องการสภาพแวดล้อมที่แห้งและมีอุณหภูมิเหมาะสม บางประเภทต้องป้องกันแสงแดดหรือความชื้น การจัดหาตู้หรือชั้นเก็บของที่เหมาะสมกับลักษณะของพัสดุจะช่วยยืดอายุการใช้งานและรักษาคุณภาพของพัสดุให้อยู่ในสภาพดี
การรักษาความปลอดภัยของคลังพัสดุต้องคำนึงถึงทั้งการป้องกันการลักขโมยและการป้องกันอัคคีภัย การติดตั้งระบบล็อคและการจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงคลังพัสดุ การติดตั้งเครื่องดับเพลิงและระบบแจ้งเหตุเพลิงไหม้ การประกันภัยพัสดุของราชการจะช่วยลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกับทรัพย์สินของทางราชการ
คู่มือพัสดุมือใหม่ต้องรู้ สำหรับเจ้าหน้าที่พัสดุโรงเรียนยุคใหม่
การเป็นเจ้าหน้าที่พัสดุในโรงเรียนถือเป็นหน้าที่ที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินงานของสถานศึกษา ไม่เพียงแต่ต้องจัดการเรื่องการจัดซื้อจัดจ้างเท่านั้น แต่ยังต้องดูแลให้การใช้งบประมาণเป็นไปอย่างโปร่งใสและมีประสิทธิภาพสูงสุด สำหรับผู้ที่เพิ่งเริ่มต้นในตำแหน่งนี้ การเข้าใจระบบและกระบวนการทำงานด้านพัสดุจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง
ความหมายและบทบาทของเจ้าหน้าที่พัสดุในโรงเรียน
เจ้าหน้าที่พัสดุโรงเรียนคือบุคลากรที่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุของสถานศึกษา ตั้งแต่การวางแผนความต้องการ การดำเนินการจัดหา การตรวจรับ การเก็บรักษา ไปจนถึงการจำหน่ายพัสดุที่หมดอายุการใช้งาน หน้าที่หลักประกอบด้วยการศึกษาและวิเคราะห์ความต้องการของแต่ละหน่วยงานภายในโรงเรียน การจัดทำแผนการจัดซื้อจัดจ้างประจำปี การดำเนินการตามระเบียบพัสดุภาครัฐ การควบคุมคุณภาพสินค้าและบริการ การจัดทำทะเบียนคุมพัสดุ และการรายงานผลการดำเนินงาน
กฎหมายและระเบียบพื้นฐานที่ต้องเข้าใจ
พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 เป็นกฎหมายหลักที่เจ้าหน้าที่พัสดุทุกคนต้องเรียนรู้และปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด กฎหมายนี้มีจุดประสงค์เพื่อให้การจัดซื้อจัดจ้างเป็นไปอย่างโปร่งใส ยุติธรรม มีประสิทธิภาพ และประหยัด โดยกำหนดหลักเกณฑ์การดำเนินงานที่ชัดเจน
ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 เป็นกฎหมายลำดับรองที่ให้รายละเอียดการปฏิบัติงานในแต่ละขั้นตอน ตั้งแต่การวางแผน การกำหนดราคากลาง การเผยแพร่ข้อมูล การพิจารณาผลการเสนอราคา การทำสัญญา การตรวจรับ และการชำระเงิน นอกจากนี้ยังมีระเบียบของสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน และประกาศต่างๆ ที่เกี่ยวข้องเฉพาะด้านการศึกษา
ประเภทของการจัดซื้อจัดจ้างในโรงเรียน
การจัดซื้อจัดจ้างในโรงเรียนแบ่งออกเป็นหลายประเภทตามลักษณะของสินค้าและบริการ การจัดซื้อครุภัณฑ์การศึกษา เช่น โต๊ะเก้าอี้นักเรียน ตู้หนังสือ อุปกรณ์การเรียนการสอน เครื่องคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ การจัดซื้อวัสดุสำนักงาน เช่น กระดาษ ปากกา แฟ้มเอกสาร หมึกเครื่องพิมพ์ และอุปกรณ์เครื่องเขียนต่างๆ การจัดซื้อวัสดุทำความสะอาด เช่น ผงซักฟอก น้ำยาทำความสะอาด ไม้กวาด และถังขยะ
การจัดจ้างบริการ เช่น บริการรักษาความปลอดภัย บริการทำความสะอาด บริการซ่อมแซมอาคารและสิ่งปลูกสร้าง บริการจัดทำป้ายประชาสัมพันธ์ และบริการจัดเลี้ยงในงานต่างๆ การจัดจ้างก่อสร้าง เช่น การปรับปรุงห้องเรียน การสร้างโรงอาหาร การทำถนนภายในโรงเรียน และการปรับปรุงภูมิทัศน์ การจัดจ้างที่ปรึกษา เช่น การจ้างออกแบบอาคาร การจ้างจัดทำแผนพัฒนาโรงเรียน และการจ้างประเมินผลโครงการต่างๆ
วิธีการจัดซื้อจัดจ้างตามวงเงิน
การเลือกวิธีการจัดซื้อจัดจ้างขึ้นอยู่กับวงเงินของโครงการ โดยแบ่งเป็นหลายระดับตามที่กฎหมายกำหนด วิธีตกลงราคาใช้สำหรับการจัดซื้อจัดจ้างที่มีวงเงินไม่เกิน 100,000 บาท สามารถดำเนินการได้โดยการเปรียบเทียบราคาจากผู้ขายอย่างน้อย 3 ราย โดยไม่จำเป็นต้องมีการประกาศเชิญชวน แต่ต้องมีเอกสารหลักฐานการเปรียบเทียบราคาและเหตุผลในการตัดสินใจเลือกผู้ขายไว้ครบถ้วน
วิธีคัดเลือกใช้สำหรับการจัดซื้อจัดจ้างที่มีวงเงินเกิน 100,000 บาท แต่ไม่เกิน 2,000,000 บาท ต้องมีการประกาศเชิญชวนโดยเผยแพร่ในระบบเครือข่ายสารสนเทศของกรมบัญชีกลางเป็นเวลาไม่น้อยกว่า 3 วัน และในกรณีที่เป็นงานที่มีความซับซ้อนหรือต้องการผู้มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน อาจกำหนดคุณสมบัติของผู้เข้าร่วมการจัดซื้อจัดจ้างได้ตามความจำเป็น
วิธีประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์ใช้สำหรับการจัดซื้อจัดจ้างที่มีวงเงินเกิน 2,000,000 บาท ต้องดำเนินการผ่านระบบการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐด้วยอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีการประกาศเชิญชวนเป็นเวลาไม่น้อยกว่า 7 วัน มีการเปิดซองสาธารณะ และมีการประเมินผลตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในเอกสารประกวดราคา
ขั้นตอนการวางแผนและจัดทำแผนการจัดซื้อจัดจ้าง
การวางแผนการจัดซื้อจัดจ้างเริ่มต้นจากการสำรวจความต้องการของแต่ละหน่วยงานภายในโรงเรียน ทั้งครูประจำชั้น ครูกลุ่มสาระการเรียนรู้ต่างๆ หน่วยงานธุรการ และฝ่ายอำนวยการ โดยให้ส่งรายการความต้องการพร้อมเหตุผลความจำเป็นและการใช้ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ การประเมินงบประมาณที่จะได้รับในปีงบประมาณถัดไป โดยพิจารณาจากงบประมาณที่ได้รับในปีที่ผ่านมาและนโยบายของหน่วยงานต้นสังกัด
การจัดลำดับความสำคัญของรายการต่างๆ โดยพิจารณาจากความจำเป็นเร่งด่วน ผลกระทบต่อการเรียนการสอน และประโยชน์ที่นักเรียนจะได้รับ การกำหนดระยะเวลาในการดำเนินการแต่ละรายการ โดยคำนึงถึงช่วงเวลาที่เหมาะสมในการใช้งานและกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่ต้องใช้เวลา การจัดทำร่างแผนการจัดซื้อจัดจ้างประจำปี โดยรวบรวมข้อมูลทั้งหมดมาจัดทำเป็นตารางแผนงานที่ระบุรายการ วงเงินงบประมาณ วิธีการจัดซื้อจัดจ้าง และช่วงเวลาที่คาดว่าจะดำเนินการ
การศึกษาตลาดและกำหนดราคากลาง
การศึกษาตลาดเป็นขั้นตอนสำคัญที่จะช่วยให้การกำหนดราคากลางมีความเหมาะสมและสมเหตุสมผล การสำรวจราคาในท้องตลาดจากแหล่งข้อมูลหลากหลาย เช่น ร้านค้าในพื้นที่ เว็บไซต์การค้าออนไลน์ แคตตาล็อกสินค้า และการสอบถามจากผู้ขายโดยตรง ควรสำรวจราคาจากแหล่งข้อมูลอย่างน้อย 3 แหล่ง เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ครอบคลุมและเป็นปัจจุบัน
การใช้ข้อมูลราคากลางจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น ราคามาตรฐานครุภัณฑ์ของสำนักงบประมาณ ราคาอ้างอิงจากกรมบัญชีกลาง หรือราคากลางที่หน่วยงานอื่นเคยใช้ในการจัดซื้อจัดจ้างลักษณะเดียวกัน การพิจารณาปัจจัยต่างๆ ที่อาจส่งผลต่อราคา เช่น ความผันแปรของราคาน้ำมัน อัตราแลกเปลี่ยนเงินตรา ฤดูกาลที่เหมาะสมในการจัดซื้อ และปริมาณการสั่งซื้อที่อาจได้รับส่วนลด
การจัดทำเอกสารรายงานการกำหนดราคากลาง โดยระบุแหล่งข้อมูลที่ใช้ วิธีการคำนวณ เหตุผลในการพิจารณา และราคากลางที่กำหนด เอกสารนี้จะใช้เป็นหลักฐานประกอบการพิจารณาของคณะกรรมการและเป็นข้อมูลสำหรับการตรวจสอบในภายหลัง
การจัดทำเอกสารประกวดราคาและข้อกำหนด
เอกสารประกวดราคาเป็นเครื่องมือสื่อสารระหว่างโรงเรียนกับผู้ขายที่สำคัญที่สุด จึงต้องจัดทำให้มีความชัดเจน ครบถ้วน และถูกต้องตามกฎหมาย ส่วนของข้อมูลทั่วไป ประกอบด้วย ชื่อโครงการ วงเงินงบประมาณ วันเวลาการยื่นข้อเสนอ วันเวลาการเปิดซอง สถานที่ติดต่อ และเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบ ข้อมูลเหล่านี้ต้องระบุให้ชัดเจนเพื่อไม่ให้เกิดความสับสนแก่ผู้ขาย
ข้อกำหนดทั่วไป ระบุเงื่อนไขการเข้าร่วมการจัดซื้อจัดจ้าง เช่น คุณสมบัติของผู้ขาย เอกสารหลักฐานที่ต้องยื่น กำหนดเวลาการส่งมอบ เงื่อนไขการชำระเงิน การรับประกันสินค้า และเงื่อนไขการยกเลิกสัญญา รายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะ ระบุคุณสมบัติของสินค้าหรือบริการที่ต้องการอย่างละเอียด เช่น ขนาด สี วัสดุที่ใช้ มาตรฐานที่ต้องรับรอง ประสิทธิภาพการใช้งาน และอุปกรณ์ประกอบที่ต้องมีครบถ้วน
แบบฟอร์มการเสนอราคา ออกแบบให้ง่ายต่อการกรอกข้อมูลของผู้ขายและง่ายต่อการตรวจสอบของเจ้าหน้าที่ ควรมีช่องสำหรับระบุรายการสินค้า ราคาต่อหน่วย จำนวน ราคารวม ภาษีมูลค่าเพิ่ม และราคารวมทั้งสิ้น เงื่อนไขการประเมินผล ระบุเกณฑ์การพิจารณาอย่างชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นราคา คุณภาพ การส่งมอบ หรือบริการหลังการขาย พร้อมทั้งสัดส่วนคะแนนของแต่ละเกณฑ์
กระบวนการเปิดซองและประเมินผล
วันเปิดซองประกวดราคาถือเป็นวันที่สำคัญที่ต้องดำเนินการด้วยความโปร่งใสและยุติธรรม การเตรียมสถานที่ ควรจัดเตรียมห้องประชุมที่มีขนาดเหมาะสม มีโต๊ะสำหรับวางเอกสารและนั่งพิจารณา มีไมโครโฟนสำหรับประกาศ มีกล้องบันทึกเหตุการณ์ และมีป้ายประชาสัมพันธ์ให้ผู้มาเข้าร่วมทราบรายละเอียด การตรวจสอบซองประกวดราคาก่อนเปิด โดยนับจำนวนซองที่ได้รับ ตรวจสอบความสมบูรณ์ของซอง และประกาศจำนวนซองที่จะทำการเปิดต่อหน้าผู้เข้าร่วม
การเปิดซองด้วยความโปร่งใส โดยเปิดซองทีละใบต่อหน้าผู้เข้าร่วม ประกาศชื่อผู้ยื่นข้อเสนอ ราคาที่เสนอ และรายละเอียดสำคัญอื่นๆ จดบันทึกข้อมูลทุกรายการอย่างถูกต้อง การตรวจสอบเอกสารประกอบการเสนอราคา เช่น หนังสือรับรองการจดทะเบียน ใบอนุญาตประกอบการ หนังสือรับรองผลงาน และเอกสารอื่นๆ ตามที่กำหนดในเอกสารประกวดราคา หากพบข้อบกพร่องจะต้องบันทึกไว้เป็นหลักฐาน
การประเมินผลข้อเสนอ กรณีที่เป็นการพิจารณาราคาต่ำสุด จะพิจารณาจากผู้ยื่นข้อเสนอที่มีราคารวมต่ำสุดและมีคุณสมบัติถูกต้องครบถ้วน กรณีที่มีการกำหนดเกณฑ์การประเมินผลหลายด้าน จะต้องให้คะแนนตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในเอกสารประกวดราคาอย่างเป็นธรรม การจัดทำรายงานผลการพิจารณา โดยสรุปรายละเอียดการดำเนินงาน ผลการประเมิน เหตุผลในการตัดสินใจ และข้อเสนอแนะต่างๆ
การทำสัญญาและการบริหารสัญญา
เมื่อการประเมินผลเสร็จสิ้นและได้ผู้ขายที่ชนะการประกวดราคาแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการทำสัญญา การแจ้งผลการพิจารณา แจ้งให้ผู้ขายที่ได้รับการคัดเลือกทราบและนัดหมายวันทำสัญญา หากเป็นการจัดซื้อจัดจ้างที่มีวงเงินสูงอาจต้องประกาศผลบนเว็บไซต์หรือบอร์ดประชาสัมพันธ์เป็นเวลาที่กำหนด การจัดทำร่างสัญญา โดยใช้แบบสัญญามาตรฐานของทางราชการและปรับแต่งให้เหมาะสมกับลักษณะงาน ระบุรายละเอียดสินค้าหรือบริการ ราคา เงื่อนไขการส่งมอบ เงื่อนไขการชำระเงิน การรับประกัน และเงื่อนไขอื่นๆ ตามข้อตกลง
การตรวจสอบเอกสารของผู้ขายก่อนลงนาม เช่น หนังสือค้ำประกันสัญญา หนังสือค้ำประกันเงินทดรองจ่าย กรมธรรม์ประกันภัย และเอกสารอื่นๆ ตามเงื่อนไขที่กำหนด หากเอกสารไม่ครบถ้วนหรือไม่ถูกต้องต้องขอให้แก้ไขก่อนลงนาม การลงนามในสัญญา ซึ่งต้องมีผู้มีอำนาจลงนามแทนโรงเรียนและผู้มีอำนาจลงนามแทนผู้ขาย พร้อมพยานในการลงนาม การส่งสำเนาสัญญาให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ และเก็บต้นฉบับไว้เป็นหลักฐาน
การติดตามการปฏิบัติตามสัญญา ตรวจสอบการดำเนินงานของผู้ขายว่าเป็นไปตามกำหนดเวลาและเงื่อนไขในสัญญาหรือไม่ หากมีการล่าช้าหรือไม่เป็นไปตามข้อตกลงต้องทำหนังสือแจ้งให้ปรับปรุงแก้ไข การประสานงานระหว่างผู้ขายกับหน่วยงานผู้ใช้ เพื่อให้การส่งมอบสินค้าหรือบริการเป็นไปอย่างราบรื่น การจัดทำสมุดประวัติการปฏิบัติงานของผู้ขาย เพื่อเป็นข้อมูลประกอบการพิจารณาในการจัดซื้อจัดจ้างครั้งต่อไป
ตัวอย่างไฟล์ พัสดุมือใหม่ต้องใช้
