สวัสดีเพื่อนๆ สมาชิก สื่อฟรีออนไลน์ดอทคอม ทุกท่านนะครับ วันนี้พบกับ สื่อฟรีออนไลน์ดอทคอม เช่นเคยครับ วันนี้แอดมินมีไฟล์มาแนะนำให้เพื่อนๆ สมาชิกได้ดาวน์โหลดไปใช้งาน เป็นไฟล์ คู่มือการเขียนหนังสือราชการ ซึ่งเพื่อนๆ สมาชิกสามารถดาวน์โหลดนำไปศึกษาและนำไปเป็นแนวทางในการเขียนหนังสือราชการ ได้ครับ แอดมินขอแนะนำไฟล์ คู่มือการเขียนหนังสือราชการ ตามรายละเอียดดังนี้ครับ
ดาวน์โหลด คู่มือการเขียนหนังสือราชการ โดย งานธุรการ กองกลาง สํานักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยราชภัฏกำแพงเพชร
คู่มือการเขียนหนังสือราชการ สำหรับข้าราชการและเจ้าหน้าที่ภาครัฐ
การเขียนหนังสือราชการเป็นทักษะสำคัญที่ข้าราชการและเจ้าหน้าที่ภาครัฐทุกระดับจำเป็นต้องมีความชำนาญ เพราะเป็นเครื่องมือสำคัญในการติดต่อสื่อสารภายในองค์กรและระหว่างหน่วยงานต่างๆ การเขียนหนังสือราชการที่ถูกต้อง ชัดเจน และเป็นไปตามระเบียบแบบแผนจะช่วยให้การดำเนินงานราชการเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
หนังสือราชการมีบทบาทสำคัญในการบริหารราชการแผ่นดิน เป็นหลักฐานทางกฎหมายที่แสดงถึงการดำเนินงานของหน่วยงานราชการ และเป็นช่องทางในการสื่อสารนโยบาย คำสั่ง และข้อมูลต่างๆ ระหว่างหน่วยงาน การเขียนหนังสือราชการที่ดีจึงต้องคำนึงถึงหลักการสำคัญหลายประการ ได้แก่ ความถูกต้องทางภาษา ความชัดเจนของเนื้อหา การใช้รูปแบบที่เหมาะสม และการปฏิบัติตามระเบียบที่เกี่ยวข้อง
ประเภทของหนังสือราชการ
หนังสือราชการแบ่งออกเป็นหลายประเภทตามลักษณะและวัตถุประสงค์ในการใช้งาน แต่ละประเภทมีรูปแบบและข้อกำหนดเฉพาะที่แตกต่างกัน
หนังสือสั่งการเป็นหนังสือที่ใช้ในการสั่งการหรือแจ้งนโยบายจากหน่วยงานระดับสูงไปยังหน่วยงานระดับล่าง มีลักษณะเป็นการถ่ายทอดคำสั่งหรือนโยบายที่ต้องปฏิบัติตาม มักใช้ในกระบวนการบริหารงานที่ต้องการความสอดคล้องและเป็นเอกภาพในการดำเนินงาน
หนังสือรายงานเป็นหนังสือที่ใช้ในการรายงานผลการดำเนินงาน สถานการณ์ หรือข้อมูลต่างๆ จากหน่วยงานระดับล่างไปยังหน่วยงานระดับสูง มีความสำคัญในการติดตามและประเมินผลการดำเนินงานของหน่วยงาน
หนังสือขออนุญาตเป็นหนังสือที่ใช้ในการขออนุญาตหรือขออนุมัติจากหน่วยงานที่มีอำนาจในเรื่องต่างๆ ต้องแสดงเหตุผล รายละเอียด และความจำเป็นในการขออนุญาตอย่างชัดเจน
หนังสือแจ้งเป็นหนังสือที่ใช้ในการแจ้งข้อมูล ข่าวสาร หรือประกาศต่างๆ ให้หน่วยงานอื่นหรือบุคคลทั่วไปทราบ มีลักษณะเป็นการสื่อสารข้อมูลที่ไม่ต้องการการตอบกลับ
องค์ประกอบของหนังสือราชการ
หนังสือราชการที่สมบูรณ์ต้องประกอบด้วยองค์ประกอบหลักหลายส่วนที่มีความสำคัญต่อความเข้าใจและการปฏิบัติตาม
หัวหนังสือเป็นส่วนแรกของหนังสือราชการที่ระบุชื่อหน่วยงานผู้ส่ง ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และข้อมูลการติดต่ออื่นๆ ที่จำเป็น การเขียนหัวหนังสือต้องใช้ตัวอักษรที่ชัดเจนและจัดรูปแบบให้สวยงาม เหมาะสม
เลขที่หนังสือเป็นรหัสประจำตัวของหนังสือแต่ละฉบับ ใช้ในการอ้างอิงและจัดเก็บเอกสาร รูปแบบการเขียนเลขที่หนังสือต้องเป็นไปตามระเบียบของแต่ละหน่วยงาน โดยทั่วไปจะประกอบด้วยตัวย่อหน่วยงาน หมายเลขลำดับ และปีพุทธศักราช
วันที่เป็นการระบุวันที่เขียนหนังสือ ต้องเขียนให้ถูกต้องตามปฏิทินไทย โดยระบุวัน เดือน และปีพุทธศักราชอย่างชัดเจน การระบุวันที่ที่ถูกต้องมีความสำคัญสำหรับการอ้างอิงและการติดตามงานในอนาคต
ผู้รับหนังสือต้องระบุอย่างชัดเจนว่าหนังสือฉบับนั้นส่งถึงใคร อาจเป็นตำแหน่ง หน่วยงาน หรือบุคคลเฉพาะ การระบุผู้รับที่ถูกต้องจะทำให้หนังสือไปถึงผู้ที่เกี่ยวข้องและสามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว
เรื่องเป็นการสรุปสาระสำคัญของหนังสือในประโยคสั้นๆ ที่ชัดเจน ทำให้ผู้อ่านทราบถึงเนื้อหาหลักของหนังสือได้ทันที การเขียนเรื่องที่ดีจะช่วยให้ผู้รับสามารถจัดลำดับความสำคัญและวางแผนการดำเนินงานได้อย่างเหมาะสม
อ้างถึงเป็นการอ้างอิงหนังสือหรือเอกสารอื่นที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่กำลังเขียน ช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจบริบทและความเชื่อมโยงของเรื่องที่กล่าวถึง การอ้างถึงที่ถูกต้องจะทำให้เนื้อหาของหนังสือมีความน่าเชื่อถือและสามารถตรวจสอบได้
สิ่งที่ส่งมาด้วยเป็นการระบุเอกสารหรือสิ่งของที่ส่งมาพร้อมกับหนังสือ ต้องระบุอย่างละเอียดเพื่อให้ผู้รับตรวจสอบความครบถ้วนได้
เนื้อหาเป็นส่วนสำคัญที่สุดของหนังสือราชการ ประกอบด้วยรายละเอียดของเรื่องที่ต้องการสื่อสาร ต้องเขียนอย่างชัดเจน กระชับ และตรงประเด็น การจัดลำดับเนื้อหาควรเป็นไปตามลำดับความสำคัญหรือลำดับเวลา
ลายมือชื่อผู้ส่งเป็นการแสดงความรับผิดชอบต่อเนื้อหาของหนังสือ ต้องลงลายมือชื่อจริงพร้อมตำแหน่งและวันที่อย่างชัดเจน
หลักการเขียนหนังสือราชการ
การเขียนหนังสือราชการที่ดีต้องยึดหลักการสำคัญหลายประการที่จะทำให้หนังสือมีคุณภาพและบรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ
หลักความถูกต้องทางภาษาเป็นพื้นฐานสำคัญของการเขียนหนังสือราชการ ต้องใช้ภาษาไทยที่ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ การสะกดคำ และการใช้วรรคตอน การใช้ภาษาที่ผิดพลาดจะลดความน่าเชื่อถือของเนื้อหาและอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้
หลักความชัดเจนต้องการให้เขียนด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย ไม่คลุมเครือ หลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์เทคนิคที่ผู้อ่านอาจไม่เข้าใจ เว้นแต่จะมีคำอธิบายประกอบ การเขียนที่ชัดเจนจะช่วยให้ผู้รับสามารถปฏิบัติตามได้อย่างถูกต้อง
หลักความกระชับต้องการให้ใช้คำให้น้อยที่สุดแต่ได้ความหมายมากที่สุด หลีกเลี่ยงการใช้คำซ้ำซ้อนหรือประโยคที่ยาวเกินไป การเขียนที่กระชับจะทำให้ผู้อ่านสามารถเข้าใจเนื้อหาได้รวดเร็วและไม่เกิดความเบื่อหน่าย
หลักความสุภาพต้องการให้ใช้ภาษาที่สุภาพ เหมาะสมกับกาลเทศะ และแสดงความเคารพต่อผู้รับ การใช้ภาษาที่สุภาพจะสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างหน่วยงานและช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น
หลักความสมบูรณ์ต้องการให้เนื้อหาครบถ้วน ตอบคำถาม 5W1H ได้ครบถ้วน ประกอบด้วยข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่ผู้รับต้องการในการดำเนินการ การเขียนที่ไม่สมบูรณ์อาจทำให้เกิดความล่าช้าในการปฏิบัติงาน
หลักความเป็นระบบต้องการให้จัดลำดับเนื้อหาอย่างเป็นระบบ มีการเชื่อมโยงระหว่างส่วนต่างๆ อย่างชัดเจน การจัดระบบที่ดีจะทำให้ผู้อ่านสามารถติดตามเนื้อหาได้อย่างต่อเนื่องและเข้าใจความสัมพันธ์ของข้อมูลต่างๆ
รูปแบบการเขียนหนังสือราชการ
การจัดรูปแบบหนังสือราชการต้องเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ เพื่อให้เกิดความเป็นเอกภาพและสามารถอ้างอิงได้อย่างถูกต้อง
การจัดหน้ากระดาษต้องใช้กระดาษขนาด A4 จัดระยะขอบ บน ล่าง ซ้าย ขวา ให้เหมาะสม โดยทั่วไปจะกำหนดขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร ขอบบน 2 เซนติเมตร และขอบล่าง 2 เซนติเมตร
การเลือกใช้แบบอักษรต้องใช้แบบอักษรที่อ่านง่าย ชัดเจน เช่น TH Sarabun New หรือ Cordia New ขนาดอักษรสำหรับเนื้อหาหลักใช้ขนาด 16 พอยต์ สำหรับหัวข้อใช้ขนาดใหญ่กว่า และสำหรับหมายเหตุใช้ขนาดเล็กกว่า
การจัดระยะห่างระหว่างบรรทัดต้องเป็นไปตามมาตรฐาน โดยทั่วไปใช้ระยะห่างแบบ 1.5 เท่า หรือตามที่หน่วยงานกำหนด การจัดระยะห่างที่เหมาะสมจะทำให้อ่านง่ายและดูเป็นระเบียบ
การเขียนหัวข้อต้องใช้อักษรตัวหนาและจัดวางตำแหน่งให้เหมาะสม อาจเป็นกึ่งกลางหรือชิดซ้ายตามรูปแบบของหน่วyาง หัวข้อควรสั้นกระชับแต่สื่อความหมายได้ชัดเจน
การย่อหน้าต้องทำอย่างเหมาะสม แต่ละย่อหน้าควรมีเนื้อหาที่สมบูรณ์ในตัวเอง การเริ่มย่อหน้าใหม่ควรเยื้องเข้าไป 1 ฟิงเกอร์สเปซ หรือประมาณ 1.25 เซนติเมตร
การใช้สัญลักษณ์และเครื่องหมายต้องเป็นไปตามหลักการที่ถูกต้อง เช่น การใช้เครื่องหมาย • สำหรับการแจงนับ การใช้ 1) 2) 3) สำหรับการลำดับขั้นตอน และการใช้เครื่องหมายวรรคตอนต่างๆ ให้เหมาะสมกับบริบท
ภาษาที่ใช้ในหนังสือราชการ
การใช้ภาษาในหนังสือราชการต้องเหมาะสมกับลักษณะของงานราชการและผู้รับหนังสือ มีหลักการสำคัญหลายประการที่ต้องคำนึงถึง
การใช้คำราชาศัพท์ต้องเป็นไปตามความเหมาะสมและถูกต้อง โดยเฉพาะเมื่อกล่าวถึงพระมหากษัตริย์ พระราชวงศ์ หรือสิ่งที่เกี่ยวข้องกับพระราชวงศ์ การใช้คำราชาศัพท์ที่ผิดจะเป็นการไม่เหมาะสมและอาจเกิดปัญหาตามมา
การใช้คำสุภาพต้องแสดงความเคารพต่อผู้รับหนังสือ เช่น การใช้คำว่า “ท่าน” แทน “คุณ” การใช้คำว่า “กราบเรียน” แทน “เรียน” เมื่อส่งหนังสือถึงผู้มีตำแหน่งสูงกว่า
การหลีกเลี่ยงภาษาพูดในหนังสือราชการต้องใช้ภาษาเขียนที่เป็นทางการ หลีกเลี่ยงคำสแลง คำแปลก หรือสำนวนที่ไม่เป็นทางการ การใช้ภาษาเขียนที่ถูกต้องจะแสดงถึงความเป็นมืออาชีพและสร้างความน่าเชื่อถือ
การใช้กริยาให้เหมาะสมกับบริบทมีความสำคัญ เช่น การใช้กริยาในรูปแบบสั่งการเมื่อเขียนหนังสือสั่งการ การใช้กริยาในรูปแบบขออนุมัติเมื่อเขียนหนังสือขออนุญาต การเลือกใช้กริยาที่ถูกต้องจะทำให้ผู้รับเข้าใจเจตนาของผู้ส่งได้อย่างชัดเจน
การใช้คำเชื่อมต้องใช้อย่างเหมาะสมเพื่อเชื่อมโยงประโยคและย่อหน้าต่างๆ เช่น “นอกจากนี้” “อย่างไรก็ตาม” “เพื่อให้” “ดังนั้น” การใช้คำเชื่อมที่ดีจะทำให้เนื้อหาไหลลื่นและเข้าใจได้ง่าย
การหลีกเลี่ยงคำศัพท์ที่มีความหมายคลุมเครือต้องใช้คำที่มีความหมายชัดเจน เฉพาะเจาะจง หลีกเลี่ยงคำที่อาจตีความได้หลายแบบ การใช้คำที่ชัดเจนจะป้องกันความเข้าใจผิดและลดปัญหาในการปฏิบัติงาน
การเขียนหนังสือราชการประเภทต่างๆ
แต่ละประเภทของหนังสือราชการมีลักษณะเฉพาะและข้อกำหนดที่แตกต่างกัน การเข้าใจถึงความแตกต่างเหล่านี้จะช่วยให้การเขียนมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การเขียนหนังสือสั่งการต้องมีเนื้อหาที่ชัดเจน เด็ดขาด และไม่คลุมเครือ ต้องระบุผู้ที่จะต้องปฏิบัติ สิ่งที่ต้องปฏิบัติ และระยะเวลาในการปฏิบัติ การเขียนหนังสือสั่งการที่ดีจะต้องใช้ภาษาที่มีอำนาจ แต่ไม่หยาบคาย และต้องให้เหตุผลที่เพียงพอในการสั่งการ
การเขียนหนังสือรายงานต้องมีข้อมูลที่ครบถ้วน ถูกต้อง และเป็นปัจจุบัน ควรจัดลำดับเนื้อหาจากสำคัญมากไปหาสำคัญน้อย มีการวิเคราะห์และสรุปผล พร้อมข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์ การเขียนรายงานที่ดีจะช่วยให้ผู้บังคับบัญชาสามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล
การเขียนหนังสือขออนุญาตต้องแสดงเหตุผล ความจำเป็น และประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นอย่างชัดเจน ต้องระบุรายละเอียดที่เกี่ยวข้องครบถ้วน และแสดงความรับผิดชอบในสิ่งที่ขออนุญาต การเขียนที่โน้มน้าวใจและมีเหตุผลจะช่วยเพิ่มโอกาสในการได้รับอนุมัติ
การเขียนหนังสือแจ้งต้องมีข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน และเป็นปัจจุบัน ควรเขียนในลักษณะที่ผู้รับสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ทันที และต้องแจ้งช่องทางในการติดต่อสอบถามเพิ่มเติมหากจำเป็น
การเขียนหนังสือเชิญต้องระบุวัตถุประสงค์ วันเวลา สถานที่ และกิจกรรมที่จะดำเนินการอย่างชัดเจน ควรส่งล่วงหน้าในระยะเวลาที่เหมาะสม และระบุช่องทางในการยืนยันการเข้าร่วม การเชิญที่ดีจะทำให้ผู้รับสามารถวางแผนเวลาได้อย่างเหมาะสม
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการเขียนหนังสือราชการ
การรู้จักข้อผิดพลาดที่พบบ่อยจะช่วยให้สามารถหลีกเลี่ยงและปรับปรุงคุณภาพของหนังสือราชการได้
ข้อผิดพลาดทางภาษาเป็นปัญหาที่พบได้บ่อย ได้แก่ การสะกดคำผิด การใช้ไวยากรณ์ผิด การใช้วรรคตอนไม่ถูกต้อง และการใช้คำศัพท์ไม่เหมาะสม ปัญหาเหล่านี้จะลดความน่าเชื่อถือของเนื้อหาและอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิด
ข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบ เช่น การไม่ปฏิบัติตามมาตรฐานการจัดหน้า การใช้แบบอักษรไม่สม่ำเสมอ การจัดระยะห่างไม่เหมาะสม และการขึ้นย่อหน้าใหม่ไม่ถูกต้อง สิ่งเหล่านี้จะทำให้หนังสือดูไม่เป็นมืออาชีพ
ข้อผิดพลาดในการระบุข้อมูล เช่น การระบุเลขที่หนังสือผิด การระบุวันที่ไม่ถูกต้อง การระบุผู้รับไม่ชัดเจน หรือการลืมระบุสิ่งที่ส่งมาด้วย ข้อผิดพลาดเหล่านี้จะทำให้หนังสือไม่สมบูรณ์และอาจเกิดปัญหาในการติดตาม
ตัวอย่างไฟล์ คู่มือการเขียนหนังสือราชการ
